Un coordinatore contabile è un professionista che assiste le operazioni generali dei processi finanziari di un’organizzazione, compresi i debiti, i crediti e il libro paga. Lui o lei può essere impiegato presso una società di contabilità che è esternalizzata da altre organizzazioni per le loro esigenze contabili, oppure possono essere impiegati nel dipartimento contabilità di un’organizzazione in qualsiasi settore.
Sotto la direzione di un supervisore come un responsabile contabile o un responsabile finanziario, il coordinatore contabile è responsabile della maggior parte delle comunicazioni contabili tra un’organizzazione e i suoi clienti, fornitori e istituti di credito. Potrebbe collaborare con fornitori e prestatori in merito a debiti verso clienti, clienti in merito a crediti verso clienti e personale in materia di buste paga. Qualcuno in questa posizione di lavoro in genere non prende decisioni in merito alla tempistica per la raccolta e l’esecuzione dei pagamenti di un’organizzazione, che di solito è la decisione del responsabile contabile e dei dirigenti.
A un coordinatore contabile vengono spesso assegnate responsabilità contabili e sono tenuti a tenere traccia di tutti i crediti e debiti. Dopo aver ricevuto o inviato una fattura, il coordinatore inserirà le informazioni in qualunque database di computer utilizzato dall’organizzazione per la contabilità e archiverà tutte le copie cartacee. Può essere responsabile di ricordare al responsabile contabile quando un debito è scaduto o di dare seguito a un credito. I coordinatori contabili hanno anche la responsabilità di assicurare la validità di un debito o di un credito, che può includere la conferma con altri membri dell’organizzazione che una fattura in entrata è per prodotti o servizi legittimi resi prima che sia considerata pagabile.
Le persone in questa posizione potrebbero coordinare il deposito diretto per il personale con una società di gestione stipendi esternalizzata o stampare e distribuire buste paga ai membri del personale. Sebbene un coordinatore contabile non sia responsabile delle proiezioni e delle pratiche finanziarie di un’organizzazione, può essere a conoscenza di informazioni riservate riguardanti lo stato finanziario dell’organizzazione. Durante i periodi fiscali o gli audit, il coordinatore contabile è responsabile della raccolta di tutti i documenti pertinenti da presentare al governo, comprese copie di ricevute, buste paga e qualsiasi altro materiale richiesto dall’organizzazione per presentare le tasse o fornire durante un audit.