La gestione dei salari è il processo utilizzato dalle aziende per compensare i lavoratori per il loro lavoro. Questo processo include anche la ritenuta alla fonte delle imposte sui salari come reddito, sicurezza sociale e disoccupazione, nonché i pignoramenti. Molte aziende utilizzano un pacchetto software informatico aziendale o di contabilità per aiutarli con questa funzione aziendale. I responsabili delle buste paga e gli impiegati nel dipartimento delle risorse umane in genere mantengono i file dei dipendenti in cui la società ha scritto i record per supportare le detrazioni trattenute dalla busta paga dei dipendenti.
Le aziende in genere sviluppano sistemi standard di gestione delle buste paga per garantire a tutti i dipendenti di compilare i documenti necessari per lavorare in un’azienda. Queste informazioni contengono informazioni personali relative all’identificazione nazionale di una persona, al luogo di residenza, alla documentazione dell’esperienza e ai documenti fiscali. Le pratiche burocratiche possono riguardare agenzie governative federali, statali o locali. Le aziende devono conservare questi documenti nel loro sistema di gestione delle retribuzioni per tutto il tempo in cui il dipendente lavora per l’azienda e per diversi anni dopo che la società o il dipendente ha terminato il rapporto di lavoro.
Molti pacchetti o applicazioni software aziendali e di contabilità contengono moduli sui salari che le società possono utilizzare per la gestione dei salari. Questi moduli possono aiutare ad automatizzare i sistemi che calcolano le imposte sui salari e i pignoramenti salariali. La maggior parte dei pacchetti software e delle applicazioni oggi sul mercato consente alle aziende di aggiornare i propri moduli sui salari ogni volta che vengono apportate modifiche alle leggi fiscali sui salari. Ciò consente di risparmiare tempo, soprattutto se l’azienda ha più sedi nazionali o internazionali. Questi moduli possono anche aiutare le aziende a separare i loro sistemi di gestione delle retribuzioni per classe operaia, come stipendio, orario o altre classificazioni.
I proprietari delle imprese dovrebbero consultare un avvocato per assicurarsi che i loro sistemi di gestione delle buste paga includano tutta la documentazione pertinente per l’assunzione dei lavoratori, la gestione delle informazioni sui salari e la risoluzione dei dipendenti. I documenti legali relativi alla gestione delle buste paga possono rapidamente diventare noiosi e richiedere un sacco di tempo e sforzi per rimanere dritti. I proprietari che non riescono a tenere aggiornati i registri dei salari possono essere soggetti a gravi sanzioni da parte delle agenzie governative in merito alle informazioni sui salari. Questo non solo può costare grandi quantità di capitale ai proprietari, ma può anche far fallire le piccole imprese.
Le piccole imprese o i proprietari con poca esperienza nella gestione stipendi possono esternalizzare questo processo a terzi. Mentre il libro paga in outsourcing non assolve completamente la responsabilità dell’azienda, può aiutare i proprietari a evitare di completare la maggior parte dei documenti relativi al libro paga. I processori di terze parti offrono anche alle aziende la possibilità di condurre controlli di background o di credito su potenziali dipendenti, il che può aiutare a limitare o vietare problemi futuri da lavoratori subdoli o malcontenti.