Molti progetti di costruzione e miglioramento della casa vengono assegnati attraverso una procedura di offerta. Il processo inizia quando un proprietario del progetto emette una richiesta di proposte (RFP), che contiene informazioni sul lavoro da eseguire. Gli appaltatori utilizzano le informazioni contenute nella richiesta di offerta per stimare il costo per eseguire il lavoro specificato. Presentano questi costi al proprietario sotto forma di una proposta di offerta, che il proprietario deve quindi confrontare con altre offerte per selezionare un appaltatore.
Per semplificare il confronto delle offerte, i proprietari possono utilizzare un documento noto come foglio delle offerte. Il foglio di offerta può essere un semplice foglio di carta o un foglio di calcolo complesso, a seconda dell’ambito del progetto. Contiene un elenco di tutte le attività necessarie per completare il lavoro. Ad esempio, un foglio di offerta per una piccola ristrutturazione di una casa può includere attività come demolizione, cartongesso, pavimentazione, illuminazione e impianto idraulico. Può anche includere elementi ausiliari relativi a permessi di costruzione, servizi di ingegneria e altri compiti di progetto non direttamente correlati alla costruzione.
Nel settore delle costruzioni commerciali, i fogli di offerta sono spesso organizzati secondo il sistema MasterFormat sviluppato dal Construction Specifications Institute (CSI). Il sistema MasterFormat suddivide un progetto per operazione, quindi suddivide ulteriormente ogni operazione in singole attività. Ad esempio, una singola categoria può includere tutta la verniciatura richiesta sul lavoro e può essere suddivisa con voci che riguardano la verniciatura di soffitti, pareti, porte, arredi e superfici esterne. Questo sistema non solo standardizza il processo di revisione delle offerte, ma riduce anche al minimo gli errori e le omissioni su un foglio di offerta.
In molte situazioni, il proprietario non finalizzerà il foglio delle offerte fino a quando non sarà stata ricevuta la maggior parte delle offerte. Ciò consente al proprietario di utilizzare ogni proposta di offerta per cercare elementi che potrebbe essersi perso quando si considera l’ambito del progetto. Ad esempio, un appaltatore di cartongesso può includere l’installazione della porta nel suo prezzo, il che potrebbe ricordare al proprietario che ha lasciato questo articolo fuori dal suo foglio di offerta. Cercando indizi su ogni offerta, lui o lei può assicurarsi che il foglio dell’offerta contenga un ambito di lavoro completo per il progetto.
Dopo che tutte le offerte sono state presentate, il foglio delle offerte dovrebbe essere utilizzato come lista di controllo per aiutare il proprietario a eseguire un confronto “dalle mele alle mele” tra le varie proposte. Se non è chiaro se un articolo è incluso, il proprietario può contattare l’offerente per conferma. All’offerente può anche essere chiesto di adeguare il suo prezzo per includere o escludere l’articolo in questione. Una volta che il proprietario ha concluso che tutte le offerte coprono lo stesso ambito di lavoro, può facilmente aggiudicare un contratto all’offerente più qualificato.
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