Un fornitore preferito è un fornitore che è stato esaminato da una società e approvato. Quando un’azienda ha bisogno di servizi, si rivolge prima a questi fornitori, il che significa che essere nell’elenco preferito può mettere un’azienda in una posizione di forza. Come regola generale, solo le aziende e le istituzioni veramente grandi utilizzano fornitori preferiti e le persone devono fare domanda per accedere al programma preferito.
Esistono diverse qualità che un’azienda cerca in un fornitore preferito. La reputazione nel settore è certamente importante, così come questioni come prestazioni nei tempi, costi ragionevoli e alta qualità di prodotti e servizi. I fornitori devono inoltre disporre di piena licenza, vincolo e assicurazione, a seconda dei casi, con ampie prove della certificazione e dell’esperienza nell’area in cui sono specializzati.
Anche le pratiche commerciali presso un fornitore possono essere importanti. Una società che vuole promuovere la sostenibilità, ad esempio, utilizzerà solo i fornitori con pratiche ambientali verificate e un impegno dimostrato per la tutela ambientale. Allo stesso modo, un’azienda religiosa potrebbe preferire l’uso di venditori che condividono le sue credenze religiose.
Molte aziende si aspettano anche alcune concessioni dai venditori preferiti. Aggiungendo una società a un elenco preferito, una società afferma che questa sarà la sua prima risorsa per beni e servizi e che non cercherà altrove a meno che un fornitore non sia in grado di fornire i servizi necessari. In cambio, una società può chiedere sconti al venditore e altri trattamenti speciali, poiché la società si considera un cliente molto importante.
Alcune società stipulano quello che è noto come un accordo fornitore preferito, un contratto tra un fornitore preferito e la società che ha lo scopo di precisare i termini della relazione. Avere un contratto del genere può essere un’ottima idea, in quanto garantisce che tutti capiscano quali sono le aspettative e può gettare le basi per il ricorso legale se si sviluppa un problema. Questo tipo di contratto deve essere letto attentamente da entrambe le parti per confermare che non ci sono sorprese nei termini del contratto.
Il reparto acquisti spesso gestisce le relazioni con i fornitori preferiti e dispone di un elenco fornitori che distribuisce ad altri reparti. Quando le persone hanno bisogno di qualcosa, devono vedere se un fornitore in questo elenco lo fornisce prima di guardare i fornitori esterni.