Quando un dipendente lascia una società, un modulo di colloquio di uscita può aiutare la società a accertare le ragioni della partenza e se tali ragioni potrebbero influenzare o meno i dipendenti attuali o potenziali in futuro. Un modulo di colloquio di uscita è un questionario compilato dal dipendente che sta per partire o un elenco di controllo delle domande del colloquio che l’intervistatore deve porre al dipendente. In entrambi i casi, il modulo per il colloquio di uscita è uno strumento prezioso per i datori di lavoro.
Lo scopo di un modulo di colloquio di uscita è di accertare tutti i fattori che hanno portato alla decisione di un dipendente di lasciare l’azienda. Ciò include le ragioni di una ricerca di lavoro alternativa, la disponibilità di formazione o avanzamento, quanto il dipendente sia andato d’accordo con i supervisori e i colleghi, se il dipendente ha ritenuto che la compensazione fosse adeguata e il livello di godimento del lavoro, tra gli altri. Con un dipendente di valore, un modulo di colloquio di uscita può eventualmente determinare se vi sono condizioni in cui il dipendente potrebbe cambiare idea. Inoltre, la società deve cercare di scoprire se ci sono circostanze che stanno influenzando altri dipendenti attuali al fine di mitigare il turnover dei dipendenti.
La partecipazione a un colloquio di uscita dovrebbe essere volontaria, con un dipendente a cui viene fornito un questionario alternativo da completare se non è a proprio agio con il processo di colloquio. Spesso un dipendente sarà più disponibile con le informazioni se non è faccia a faccia con un rappresentante dell’azienda. Inoltre, l’attuale capo del dipendente non dovrebbe essere la persona che esegue un colloquio di uscita. Se una terza parte obiettiva conduce il colloquio, il dipendente potrebbe sentirsi più a suo agio nel divulgare informazioni sulle sue attuali condizioni di lavoro. In effetti, l’attuale capo del dipendente potrebbe essere la ragione della decisione e il dipendente deve sentirsi a proprio agio nel dirlo a qualcun altro.
Le domande sul modulo per un colloquio di uscita sono generalmente molto semplici e chiare e un colloquio di uscita dovrebbe essere rapido e facile per il dipendente uscente. Spesso il datore di lavoro vuole lasciare una buona impressione al dipendente e dimostrare che si preoccupa dei motivi della partenza. Quando una grande azienda impiega il tempo per intervistare un dipendente in partenza, ciò può far sentire l’impiegato come un grande collaboratore della società nel suo complesso.
L’analisi di un modulo per un colloquio di uscita può essere semplice come la discussione tra i dirigenti o potrebbe essere una procedura più scientifica per l’analisi dei dati. In aziende grandi e complesse, ci possono essere interi lavori dedicati all’analisi di queste informazioni. Se i datori di lavoro sono qualificati nelle interviste di uscita, potrebbero trovare un tesoro di informazioni all’interno dei dati che possono aiutarli a gestire meglio i loro attuali dipendenti.