Il programma di consegna è un accordo tra acquirente e venditore su quando e con quale frequenza verrà consegnata la merce. È un piano che delinea i dettagli dei futuri periodi di consegna. Questo può essere un programma reciprocamente determinato o dettato dall’acquirente. Viene spesso redatto con una certa flessibilità in termini, anche se spesso ci sono anche parametri forti per quanto riguarda i tempi di consegna e il volume che hanno lo scopo di proteggere sia l’acquirente che il venditore.
Al fine di garantire che continui a soddisfare le esigenze del mercato, è necessario rivedere periodicamente un programma di consegna. Nella maggior parte dei casi, l’acquirente detterà le modifiche. Il motivo più comune per un cambio di programma è che l’acquirente ha bisogno di più o meno consegne del prodotto o del servizio. In alcuni casi tale modifica può essere così drammatica che il venditore non sarà più in grado di soddisfare i requisiti dell’acquirente. Ciò potrebbe comportare l’acquirente che trova un nuovo venditore o integra l’attuale fornitore con un nuovo fornitore.
Spesso, il programma di consegna terrà conto di alcuni cambiamenti nelle esigenze dell’acquirente. Ciò include un’indennità per un numero limitato o superiore di consegne di prodotti e alcune modifiche al programma. Nella maggior parte dei casi viene garantito al venditore che verrà ordinato un determinato quantitativo di prodotto. Potrebbe esserci una clausola che concede al venditore una tassa di cancellazione se l’acquirente non richiede la quantità contrattata del prodotto. Questa commissione può essere applicata anche in caso di ritardo nella consegna del prodotto richiesto.
Il programma di consegna può essere soggetto ad analisi periodiche tramite una metrica nota come aderenza al programma di consegna. Questo processo comporta la determinazione se le consegne sono puntuali e in conformità con la frequenza del programma. Una formula viene utilizzata per determinare quale percentuale di consegne è stata effettuata in conformità con il programma. Molte aziende eseguiranno questa analisi per ciascun fornitore e poi le classificheranno.
Il rispetto di un programma di consegna consente all’acquirente di mantenere gli affari come al solito. Se il venditore non rispetta il programma, può avere un effetto negativo su produttività, relazioni con i clienti e livelli di inventario. Una scarsa aderenza al programma può esaurire le scorte o causare eccedenze che aumentano i costi di manutenzione e conservazione dell’acquirente. A seconda del prodotto, potrebbe anche causare sprechi a causa della scadenza o costringere l’acquirente a ridurre i prezzi per spostare le scorte.