Esistono letteralmente centinaia di programmi software di controllo dell’inventario disponibili e la scelta di quello migliore per un determinato business è indispensabile. Comprendere quali funzionalità offre il software di controllo dell’inventario, il prezzo iniziale, eventuali addebiti ricorrenti, la compatibilità del software con i sistemi attuali e la sua scalabilità sono fattori da considerare. Conoscere ciò che è necessario per supportare l’attività dell’azienda aiuterà anche a prendere una decisione di acquisto appropriata.
Le caratteristiche comuni di questo tipo di software includono il monitoraggio del livello delle scorte, la cronologia degli ordini di acquisto, lo stato attuale dell’ordine di acquisto e le tabelle dei prezzi standard. Altre funzionalità incluse possono essere: tracciamento del numero di serie, punti di riordino automatico, tracciamento della data di scadenza, tabelle dei prezzi di volume, metodi di costo multipli, separazione dell’inventario in più ubicazioni e capacità del processo di distacco o distinta base (BOM). Alcune o tutte queste funzionalità potrebbero essere richieste a seconda del tipo di attività che utilizzerà il software.
Il prezzo e le spese ricorrenti sono altri fattori da esaminare quando si decide quale software di inventario acquistare. Poiché il prezzo di acquisto verrà pagato in anticipo, determinare per quanto tempo il software sarà in uso per calcolare il costo annuale. Dovrebbero essere rivisti anche gli addebiti ricorrenti come i costi di licenza, i costi di aggiornamento e quelli per la risoluzione dei problemi. I prezzi di questi “extra” variano in modo significativo a seconda del fornitore, quindi le aziende dovrebbero capire con quale frequenza le loro attività potrebbero dover utilizzare questi servizi per determinare cosa possono aspettarsi di pagare.
La compatibilità del software con i sistemi attuali può essere il fattore più importante quando si decide come scegliere il miglior software di controllo dell’inventario. In genere, i sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) includono già un modulo di controllo dell’inventario. Se la società non utilizza sistemi ERP o dispone di altri sistemi come ricerca e sviluppo (R&S), monitoraggio delle modifiche tecniche, gestione del magazzino e gestione finanziaria da integrare con il nuovo software di controllo dell’inventario, un professionista IT dovrebbe verificare la compatibilità. Se il software attuale e quello nuovo non sono compatibili, la società non otterrà il completo vantaggio di disporre di tutto il flusso di informazioni da un sistema all’altro.
La scalabilità è un altro fattore da considerare nella scelta di un software di inventario. A seconda delle dimensioni e dei piani futuri dell’azienda, alcuni software potrebbero essere migliori di altri. Ad esempio, se la società prevede di espandersi in modo significativo in un breve periodo, il software sarà in grado di supportare molti più utenti e file di dati? Garantire che il software di controllo dell’inventario sia in grado di crescere man mano che l’azienda cresce è un fattore importante nel processo decisionale.