Un memorandum di associazione è un tipo di documento commerciale che viene utilizzato come parte del processo di costituzione per formare una nuova società e aiuta a definire il rapporto tra quella nuova società e il resto del mondo. In passato questo documento, talvolta noto semplicemente come un memorandum, richiedeva una serie di dettagli che in genere non sono inclusi nell’atto costitutivo che sono archiviati nel momento in cui un’impresa è formalmente costituita. È richiesto un memorandum di associazione come parte della documentazione necessaria per l’incorporazione in un certo numero di nazioni, tra cui il Regno Unito, l’India e l’Irlanda, nonché in altre nazioni del mondo.
In passato, una delle funzioni di un memorandum di associazione era quella di definire la portata delle attività esterne che l’impresa avrebbe intrapreso una volta che fosse stata correttamente incorporata. In una certa misura, ciò è ancora vero in molte nazioni, in quanto il testo deve fornire un concetto generale di ciò che l’azienda fornirà in termini di beni o servizi. Negli ultimi anni, la profondità dei dettagli richiesti all’interno del documento si è spostata su dati più generali, mentre in altri documenti sono richieste informazioni più specifiche che devono anche essere presentate come parte del processo di incorporazione.
Oggi, le informazioni essenziali all’interno di un memorandum di associazione si concentrano sull’affermazione che un determinato gruppo di persone desidera costituire un’azienda legalmente costituita e disposta a condividere il capitale al fine di finanziare le attività dell’azienda. A seconda delle normative governative che si applicano al contenuto del memorandum, potrebbe essere necessario definire ciò che i partner riceveranno in cambio del loro investimento, come le azioni. Mentre un tempo c’era la necessità di identificare il nome dell’azienda, un indirizzo commerciale permanente e il tipo di azienda che desideravano formare, i dettagli di questo tipo sono ora contabilizzati in altri documenti e non sono considerati necessari nel memorandum presentato come parte dei documenti di incorporazione. A volte ci sono disposizioni che consentono l’inclusione di ulteriori informazioni in un secondo momento se ritenuto necessario per conformarsi a una modifica delle norme e dei regolamenti governativi.
Negli anni passati, il memorandum di associazione richiedeva anche che il testo indicasse esattamente cosa avrebbe fatto la società nell’ambito dell’attività commerciale. Ciò significa che le disposizioni indicherebbero se l’azienda fabbricherebbe beni e servizi o semplicemente vendesse prodotti fabbricati da un venditore o fornitore. Oggi, i dettagli richiesti nel memorandum non includono più questo tipo di informazioni poiché tali dati sono reperibili in altri documenti relativi al processo di incorporazione.
Per le entità senza scopo di lucro che si stanno incorporando, non è insolito che un memorandum di associazione includa una clausola che stabilisce specificamente che i proprietari o i membri non riceveranno la distribuzione degli utili dall’impresa. A seconda delle normative governative applicabili, il testo potrebbe non richiedere l’identificazione esatta del modo in cui i proprietari e gli investitori saranno compensati, lasciando l’azienda libera di fornire stipendi o simili tipi di compensazione in cambio di investimenti effettuati nell’operazione. Dal momento che dal 2009 sono state apportate numerose modifiche alle leggi di molte nazioni in merito al contenuto del memorandum di associazione, prendersi il tempo necessario per determinare ciò che è e non è necessario per l’inclusione nel documento è essenziale per qualsiasi gruppo di persone che desiderano per avviare e incorporare una nuova attività.