L’amministrazione del back office è la gestione dei dipartimenti di un’azienda che non si interfaccia con il pubblico. La composizione del back office di un’azienda dipende dal settore sottostante ma spesso include servizi amministrativi e di ufficio, supporto tecnologico e gestione dei dati. Normalmente, una società assume personale per gestire i suoi processi di back office presso la sua sede come parte integrante delle sue operazioni. Un’azienda può utilizzare una diversa strategia di gestione e impostare le sue operazioni di back office in una posizione remota o esternalizzare alcune o tutte le sue esigenze di back office a un’altra società per risparmiare denaro.
L’analisi di gestione divide le operazioni aziendali in sistemi di front e back office. Il front office è composto da tutti i reparti che interagiscono con i clienti, come vendite e supporto. Questi dipartimenti fanno parte del front office perché presentano il volto dell’azienda. Le operazioni di back office guidano la parte anteriore dell’azienda e forniscono supporto, principalmente allo sforzo di vendita, ma anche alla gestione del personale e delle risorse necessarie per rimanere in attività. Il supporto amministrativo, i crediti e la tecnologia informatica sono esempi di dipartimenti che comprendono il back office di un’azienda.
Le diverse operazioni di back office devono essere gestite correttamente per garantire che continuino a supportare il front office. L’amministrazione del back office è il processo di gestione di queste operazioni in modo da raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi aziendali. In genere, ogni dipartimento di back office ha il proprio manager, ma l’intera gestione del back office può ricadere su un manager dedicato o addirittura sul direttore operativo o altro amministratore delegato di una società. Ad esempio, un collegio potrebbe avere un responsabile dell’impianto fisico e un responsabile dei servizi di sorveglianza che riferiscono entrambi a un vicepresidente delle operazioni.
I progressi nella tecnologia e la globalizzazione dei mercati del lavoro hanno ampliato le opzioni funzionali per la gestione dell’amministrazione del back office. Le aziende possono ora scegliere di spostare le attività di back office in una sede remota che ha input di risorse e manodopera più economici, sia sotto la propria gestione o esternalizzando tutto o parte del back office a un’azienda specializzata. In genere, questo tipo di amministrazione remota del back office si trova nei paesi in via di sviluppo. Gestire l’amministrazione del back office in questo modo consente a un’azienda di ottenere risparmi sui costi e un certo tipo di efficienza operativa, dal momento che non deve più preoccuparsi di operazioni commerciali che non fanno parte dei processi fondamentali di generazione di entrate.