I registratori vocali sono semplici dispositivi di registrazione vocale utilizzati in una serie di impostazioni aziendali. Conosciuto anche come registratore telefonico, il registratore vocale viene utilizzato da molte aziende per registrare e registrare le discussioni tra clienti e personale del servizio clienti, venditori e potenziali clienti, nonché qualsiasi comunicazione telefonica desiderata dall’azienda. Anche i sistemi di supporto di emergenza, i dipartimenti di polizia e altre organizzazioni di servizio pubblico fanno spesso uso di registratori vocali come parte delle operazioni di base.
Ci sono due modelli di base per il registratore vocale. Un design è noto come formato di registrazione in modalità vox. Questo approccio viene spesso utilizzato per situazioni di sorveglianza, poiché il processo di registrazione inizia solo quando l’apparecchiatura rileva il suono. L’uso di questo tipo di registratore vocale è spesso preferito, in quanto elimina la necessità di passare attraverso lunghi periodi di silenzio che potrebbero essersi verificati tra una conversazione e l’altra.
Una seconda opzione è il design non-vox. Questo è il tipo più elementare e il più vecchio di tecnologia di registrazione vocale. Qui, il processo di registrazione viene avviato e continua fino a quando il processo non viene interrotto, manualmente o dopo una durata predeterminata. Poiché questo metodo non si basa sull’attivazione vocale per attivare il processo di registrazione, questo tipo di apparecchiatura crea una registrazione accurata di quanto tempo è trascorso tra le conversazioni attive.
Le aziende a volte utilizzano un registratore vocale come parte del processo di formazione per i nuovi venditori o il personale del servizio clienti. Quando il nuovo assunto si assume le proprie responsabilità, il logger può essere utilizzato per garantire che l’individuo segua le politiche e le procedure aziendali quando tratta con clienti o potenziali clienti. I dati ottenuti dalla registrazione possono essere utilizzati per aiutare a perfezionare e migliorare le prestazioni del dipendente durante quei primi mesi di lavoro, contribuendo a radicare abitudini positive nella mente del dipendente.
Non è insolito che un’azienda utilizzi anche apparecchiature di registrazione vocale quando si sospetta un comportamento non professionale da parte di un dipendente. Con questa applicazione è possibile determinare se è necessaria un’azione correttiva, o se il dipendente sta conducendo contatti con colleghi, clienti, fornitori e chiunque altro con cui parli nel corso della giornata lavorativa. La maggior parte dei contratti dei dipendenti affronta il problema della registrazione delle conversazioni telefoniche e fornisce al datore di lavoro il diritto di impegnarsi nel monitoraggio delle chiamate tutte le volte che lo desidera.
Il registratore vocale può essere utilizzato anche per creare registrazioni permanenti di scambi verbali, ad esempio quando qualcuno chiama una linea di emergenza. Negli Stati Uniti, il sistema di emergenza nella maggior parte del paese registra regolarmente ogni chiamata in entrata al sistema. Questa precauzione rende molto facile rivedere i dettagli della chiamata in un secondo momento, un fattore che può essere molto utile per le forze dell’ordine.
Molti paesi in tutto il mondo richiedono che tutte le parti coinvolte in una conversazione telefonica sappiano che è in uso un registratore vocale. Sebbene le procedure varino, non è insolito che le registrazioni automatizzate avvisino i chiamanti che esiste la possibilità che lo scambio venga registrato o che l’apparecchiatura telefonica emetta un breve segnale acustico a intervalli regolari, informando il chiamante che la conversazione viene registrata. Quando un chiamante ha ricevuto la notifica dell’utilizzo del registratore di chiamate, la scelta di rimanere in linea viene vista come un consenso implicito alla registrazione.