Un libro mastro degli acquisti è un registro tenuto da un’azienda a fini contabili di tutti i pagamenti effettuati e del denaro attualmente dovuto ai creditori. Lo scopo di questo è di tenere registri accurati ed essere consapevoli di quanto denaro è dovuto in un dato momento. In passato, i registri degli acquisti venivano tenuti a mano, ma ora la maggior parte delle grandi aziende utilizza registri computerizzati per tenere i propri registri. È comune che un libro mastro acquisti contenga conti individuali per ciascun fornitore aziendale insieme al saldo dovuto a ciascuno.
La gestione di un’attività di successo richiede una diligente tenuta dei registri, poiché i pagamenti e le ricevute di pagamento avvengono a un ritmo spesso frenetico ogni giorno. Un’impresa che perde il conto dell’andirivieni di questi soldi corre il rischio di non riuscire a pagare i propri debiti. Per questo motivo viene tenuto un registro degli acquisti con il preciso intento di tenere traccia sia dei pagamenti effettuati che del denaro dovuto a coloro che forniscono all’azienda beni e servizi.
Le aziende di solito entrano in un rapporto con i fornitori basato sul credito, il che significa che nessun pagamento passa effettivamente di mano al momento dell’acquisto, ma il denaro è dovuto ai fornitori per essere pagato in un secondo momento. Sapere quanto denaro è dovuto a ciascun fornitore è una necessità e un libro mastro degli acquisti risolve questo problema. Ogni singolo fornitore è solitamente rappresentato in un libro mastro dal proprio conto, che registra gli acquisti effettuati, eventuali pagamenti effettuati dall’azienda per tali acquisti e il saldo dovuto al fornitore.
È consigliabile che le aziende aggiornino regolarmente il registro degli acquisti per tenere sotto controllo la quantità di denaro dovuta ai creditori. Inoltre, è necessario un sistema di registrazione che sia facile da seguire in modo che la confusione non si traduca nel pagare troppo poco o addirittura troppo ai fornitori in un determinato momento. Ciò può essere ottenuto numerando ogni acquisto e pagamento in modo che siano facili da individuare e identificare.
Tutto questo mantenimento dei registri è stato reso molto più semplice per le aziende con i progressi compiuti nella tecnologia informatica. Il software è prontamente disponibile che funge essenzialmente da registro degli acquisti digitale, con pagamenti e acquisti registrati con pochi semplici tasti. Anche se un’azienda ha informatizzato i suoi registri di pagamenti e acquisti, deve comunque assicurarsi di essere diligente nell’aggiornare le voci per evitare che i suoi registri diventino datati.
Smart Asset.