Un segretario automatico è un dispositivo che instrada le chiamate in un ufficio. Questi dispositivi vengono spesso utilizzati dalle piccole aziende come mezzo per fornire un filtro di base tra l’ufficio e le chiamate indesiderate, come telemarketing o numeri errati. Le grandi aziende avranno spesso un segretario nella vita reale per svolgere questa funzione, rendendo superfluo il segretario automatizzato. Questo termine è spesso usato come sinonimo di segretario virtuale, ma i due sono in realtà molto diversi. Un segretario virtuale è una persona reale, ma non una persona presente all’interno dell’azienda stessa.
Nella maggior parte dei casi, un segretario automatico è una piccola scatola che si collega alla linea telefonica tra il telefono e il muro. Quando un numero noto e approvato chiama la linea, il segretario consentirà alla chiamata di andare direttamente al telefono. Se un numero non approvato, sconosciuto o limitato chiama, il segretario automatico lo intercetterà.
In genere, un’intercettazione di questo tipo significa che un sistema automatizzato risponde alla chiamata e richiede informazioni di base al chiamante. Dopo aver ricevuto le risposte alle sue domande, il dispositivo chiamerà il telefono collegato e inoltrerà tali informazioni al destinatario, che ha quindi la possibilità di rispondere alla chiamata. Se il numero è noto come non valido o il destinatario rifiuta la chiamata, la chiamata verrà invece instradata alla segreteria telefonica o semplicemente disconnessa.
Un errore comune è quello di presumere che un segretario virtuale e uno automatizzato siano la stessa cosa. Un segretario virtuale è un appaltatore indipendente che opera come segretario da una postazione remota. In genere, questi lavoratori avranno un ufficio a casa ed eseguiranno lavori di segreteria comuni, spesso per diverse aziende. Compiti comuni comprendono la risposta al telefono, la trascrizione di lettere o discorsi registrati e l’organizzazione del viaggio.
Sebbene i due tipi di segretari siano molto diversi, hanno una metodologia generale simile. Rimuovendo sia lo spazio che i costi di un segretario tradizionale, un’azienda è in grado di gestire un overhead molto più basso. Ciò consente a un’azienda di funzionare a un livello in cui potrebbe essere fallita con il sistema tradizionale. Inoltre, l’utilizzo delle funzionalità telefoniche automatiche di un segretario virtuale consente spesso a un’azienda di apparire più grande e meglio organizzata.
Nel caso del segretario virtuale, l’outsourcing del lavoro offre ulteriori vantaggi. Un singolo lavoratore può lavorare contemporaneamente per un numero di aziende, anziché essere costretto a svolgere un singolo lavoro part-time. Inoltre, lavorare da casa consente alle persone con bambini piccoli, disabilità o programmi imprevedibili di continuare a operare nella forza lavoro.