Conosciuto anche come sistema di pianificazione delle risorse aziendali, un sistema ERP è un tipo di strategia guidata dal computer che consente di gestire una vasta gamma di risorse aziendali utilizzando un’unica piattaforma. I sistemi di questo tipo sono spesso focalizzati sul miglioramento dell’efficienza per quanto riguarda la gestione di qualsiasi attività associata agli ordini dei clienti, a partire dalla ricezione di tali ordini e terminando con la consegna corretta dei prodotti e servizi ordinati al cliente. Per raggiungere questo obiettivo, il sistema ERP deve avere la capacità di gestire in modo efficace l’acquisizione e l’utilizzo delle risorse al di fuori dell’azienda, nonché di gestire le risorse all’interno della struttura aziendale.
L’uso di un sistema ERP si basa sul concetto che tutte le funzioni aziendali hanno l’obiettivo finale di generare un ritorno dall’azienda. Per raggiungere questo obiettivo, l’azienda deve produrre beni e servizi che siano attraenti per i consumatori e che a loro volta generino vendite. Ciò significa gestire ogni componente che ha a che fare con il controllo dei costi di produzione, dei costi delle materie prime e persino delle spese sostenute per la raccolta degli ordini dei clienti e la consegna di tali prodotti ai clienti in modo tempestivo. Da questo punto di vista, un efficace sistema ERP non solo ha la capacità di aiutare a organizzare il processo di produzione in modo da produrre poco o nessun rifiuto, ma anche di gestire ogni costo dalla selezione delle materie prime alla modalità di consegna del prodotto finito al cliente.
Nella migliore delle ipotesi, un sistema ERP fornisce all’azienda un metodo per stabilire controlli ed equilibri che prevengono gli sprechi delle risorse aziendali, che si tratti dei materiali utilizzati nel processo di produzione o del tempo impiegato dai dipendenti nello svolgimento delle funzioni essenziali. Allo stesso tempo, un efficace sistema ERP consentirà di fornire ai consumatori modalità semplici ed efficienti per effettuare ordini. Ciò significa spesso l’inclusione di funzionalità automatizzate che consentono ai consumatori di sapere quando l’ordine è stato accettato e possibilmente fornire aggiornamenti periodici sul processo di evasione dell’ordine e anche quando l’ordine viene spedito e si prevede che venga consegnato. Molte aziende online utilizzano sistemi completi per fornire questo livello di supporto ai clienti, anche se quegli stessi sistemi mantengono bassi i costi e l’efficienza nella struttura aziendale stessa.