Un segretario di viaggio lavora a titolo amministrativo in un’agenzia o società. Lui o lei può anche essere chiamato un assistente di ufficio viaggi. I segretari di viaggio coordinano i piani di viaggio per i clienti sotto la supervisione di un agente e spesso rispondono ai telefoni e servono i clienti. Se un segretario organizza viaggi per dirigenti aziendali, di solito prepara anche itinerari o programmi di viaggio.
In un’agenzia di viaggi, i segretari sono spesso responsabili di tenere il passo con i requisiti di licenza e altri documenti necessari per mantenere l’attività. Anche se un segretario di viaggio può rispondere al telefono e distribuire la posta, consiglia anche i clienti e deve comprendere tutti gli aspetti del settore turistico. Questa conoscenza approfondita aiuta a risolvere i problemi per le persone che cercano di coordinare voli e hotel. Alcuni segretari di viaggio aiutano a creare brochure informative per l’uso da parte del cliente.
Se lavorano per aziende, i segretari di viaggio organizzano spesso tutti i dettagli dei viaggi dei dirigenti. Un segretario di viaggio aziendale può gestire la pianificazione di fiere e convegni. Cercare di risparmiare i soldi dell’azienda durante la prenotazione di camere e trasporti è una considerazione per la maggior parte dei segretari di viaggio d’affari.
Le scuole professionali o le università di comunità hanno spesso programmi relativi ai tipi di viaggio delle carriere di segreteria, sebbene questi programmi non possano essere offerti con la stessa frequenza di altri tipi di specialità di segreteria come legali e mediche. I programmi scolastici possono includere una sezione di esercitazioni in cui uno studente lavora come segretario di viaggio. I programmi di segreteria di viaggio sono disponibili online e di persona. Questi programmi hanno in genere meno di un anno per essere completati e spesso includono numerosi esami che devono essere superati per ricevere un certificato.
Il software di prenotazione del viaggio deve essere gestito da segretari. Un segretario di viaggio deve possedere eccellenti capacità informatiche ed essere in grado di coordinare molti dettagli. Ad esempio, se per il viaggio di un cliente è necessaria più di una compagnia aerea, il segretario deve includere le istruzioni per i voli in coincidenza. Pianificare le connessioni con tempi di attesa minimi è inoltre necessario per un buon servizio clienti.
Le persone che sono segretarie di viaggio possono lavorare a tempo pieno o part-time. Possono viaggiare per incontri di lavoro occasionalmente e per le loro vacanze personali. Costruire buoni rapporti di lavoro con altri nel settore dei viaggi, come rappresentanti di compagnie aeree e tour operator, può aiutare i segretari a creare pacchetti turistici ricchi di valore per i clienti. In tale sforzo, assistono le agenzie di viaggio affinché la loro agenzia offra ai clienti le migliori offerte e opzioni di viaggio possibili. In alcune agenzie, un segretario di viaggio può specializzarsi in un’area, come i tour delle vacanze, mentre un agente può gestire altri pacchetti.