Considerato un’importante funzione primaria, il servizio di presenza è una piattaforma integrata nelle tecnologie di comunicazione che consente agli utenti di inserire informazioni sulla disponibilità, archiviare tali dati e trasmetterli su una rete. I servizi di presenza Premium offrono agli utenti una varietà di funzionalità per trasmettere disponibilità, attività in corso, posizioni e metodi di contatto preferiti. Più comunemente identificata sulle piattaforme di messaggistica istantanea, la tecnologia consente agli utenti di comunicare quando è conveniente, conoscendo già il metodo di comunicazione preferito e la disponibilità di altre parti. Il servizio si estende anche all’ambiente aziendale, dove le applicazioni di comunicazione possono sfruttare la presenza dell’utente per trasmettere informazioni critiche sugli utenti sulla rete aziendale, che ha suscitato critiche e consensi.
I servizi di presenza efficaci incorporeranno un’ampia gamma di opzioni e contribuiranno a realizzare una varietà di compiti relativi alla comunicazione. In genere, tale servizio supporterà molti tipi di dispositivi e utilizzerà un sistema centrale per gestire le politiche individuali e organizzative, il più delle volte su un server. Sebbene sia più riconosciuto sui servizi di messaggistica istantanea, il servizio di presenza può estendersi anche alle chiamate vocali oa qualsiasi altra forma di comunicazione. Il servizio di presenza può facilitare anche chiamate in conferenza, videoconferenza e servizi di messaggistica unificata.
I server, tuttavia, non sono sempre un requisito. Le organizzazioni possono anche implementare il servizio di presenza come collegamento di comunicazione diretto tra gli utenti. Ciò è utile per reti piccole che non hanno molti utenti o nei casi in cui gli utenti avviano connessioni dirette, ad esempio tramite una linea telefonica. In tal caso il servizio di presenza si manifesta sotto forma di un segnale di occupato o di una registrazione che indica che l’interlocutore non è disponibile se non può raggiungere il telefono.
Il servizio Presences può aiutare i centri dei processi aziendali e i reparti del servizio clienti a funzionare in modo più efficiente. Con tali funzionalità, le organizzazioni possono eliminare gli sprechi di tempo associati ad attività note come “tag telefonico” o “tag email”, in cui le parti si scambiano tentativi di contatto senza mai stabilire un contatto diretto. Servizi di presenza affidabili consentiranno ai dipendenti di valutare rapidamente quando altri utenti sono disponibili e reagire di conseguenza. Per illustrare, se un responsabile di reparto ha bisogno di organizzare un incontro veloce, può controllare la rete per scoprire quali dipendenti sono disponibili e come raggiungerli. Successivamente, il gestore può richiedere solo chi è disponibile a partecipare, senza interrompere chi è occupato.
Sebbene ci siano molti vantaggi concessi al servizio di presenza, ci sono anche alcune critiche. La privacy è una delle principali preoccupazioni per gli utenti delle reti che utilizzano tale tecnologia. Ad esempio, se un dipendente ha il giorno libero e lo impone la politica dell’organizzazione, il sistema potrebbe fornire il suo numero di telefono di casa e indicare il suo stato. Scenari come questo rendono più facile per altri dipendenti avviare un contatto per discutere di attività lavorative, eventualmente interrompendo occasioni private.
La proliferazione del networking e la dipendenza da informazioni e comunicazioni in tempo reale è il motivo per cui il servizio di presenza è considerato dalle mie molte persone un pilastro, costruito alla base di molte tecnologie di comunicazione. A partire dal 2011, gli esperti si aspettavano che questa tendenza continuasse. I cambiamenti potrebbero avvenire in risposta a preoccupazioni sociali come la privacy, ma si è ritenuto che ciò potesse influenzare le politiche organizzative piuttosto che la tecnologia stessa.