Un sistema di gestione delle informazioni è un sistema ampio che incorpora grandi quantità di informazioni all’interno di un’organizzazione. Gli elementi dei dati vengono inseriti in una varietà di sistemi all’interno di un’organizzazione. La gestione delle informazioni è responsabile di riunire tutti questi elementi di dati in un sistema coeso. A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, questo sistema può attraversare molte piattaforme e applicazioni software, oppure possono essere ospitate tutte nello stesso computer.
Le organizzazioni raccolgono quotidianamente enormi quantità di dati. Per accedere e utilizzare tutte queste informazioni, l’organizzazione ha bisogno di un sistema informativo ben pianificato e gestito. La fonte o il formato dei dati è irrilevante. Tutti i dati devono entrare nel sistema in modo che l’organizzazione possa utilizzarli.
I dati devono essere gestiti per tutto il loro ciclo di vita. Documenti cartacei, file di documenti elettronici, audio, video e dati specifici dell’applicazione devono essere acquisiti e archiviati correttamente. Leggi e regolamenti impongono requisiti su come i dati devono essere archiviati, utilizzati e archiviati da un’organizzazione. Queste leggi e regolamenti variano in base al tipo di informazioni raccolte.
Gli individui con esperienza in una varietà di discipline lavorano insieme per sviluppare un sistema di gestione delle informazioni. Gli analisti aziendali e gli avvocati lavorano per definire i requisiti aziendali e legali di una determinata esigenza aziendale. Queste informazioni vengono quindi fornite agli specialisti del database e agli specialisti dell’informazione per determinare come i dati devono essere archiviati in un sistema. In definitiva, i programmatori e altri esperti tecnici lavorano per sviluppare il software utilizzato per memorizzare queste informazioni.
Ogni esigenza aziendale e di dati di un’organizzazione deve essere affrontata in una qualche forma di sistema di gestione delle informazioni. Molti di questi sistemi sono sviluppati all’interno di un’organizzazione, a causa delle esigenze uniche di tale organizzazione. Le applicazioni software commerciali possono essere concesse in licenza da un’organizzazione per soddisfare molte delle sue esigenze di gestione dei dati; tuttavia, questi sistemi separati devono essere integrati per farli comunicare tra loro. Questo processo di integrazione può essere completato all’interno dell’organizzazione o da consulenti esterni.
Un sistema di gestione delle informazioni ospita dati disparati al suo interno. Questi dati possono essere raccolti tramite immissione di dati da tastiera, raccolta di portali Web o persino telefoni cellulari. Generalmente, ci sono alcuni tag su questi elementi di dati che consentono all’organizzazione di estrarre informazioni attraverso il sistema su una particolare richiesta. Questa capacità è intrinsecamente importante per il successo del sistema. Se il sistema non consente tale richiesta, non è un sistema di gestione delle informazioni, ma piuttosto una raccolta di applicazioni software.