Un sistema di gestione patrimoniale è un insieme di procedure utilizzate per gestire tutte le attività di una società o di un individuo. Queste risorse possono includere sia risorse fisiche che digitali. Il sistema di gestione patrimoniale deve gestire e mantenere i dettagli di ciascuna risorsa, compresa la loro selezione, manutenzione, ispezione, protezione e rinnovo. Questi sistemi sono di grande utilità quando un’azienda ha attività che hanno una vita utile breve e che si deprezzano nel corso della vita dell’attività.
Un sistema può essere un sistema fisico in base al quale le risorse vengono monitorate con una serie di processi e documentate manualmente. Il sistema potrebbe essere ospitato in un software che tiene traccia elettronica di tutte le risorse dell’azienda. Un sistema software di gestione patrimoniale consente all’azienda di tenere traccia e riferire su tutte le sue risorse aziendali da un’unica posizione anziché raccogliere le informazioni da più posizioni.
Un sistema di gestione patrimoniale mantiene una registrazione di ciascuna delle risorse come immessa nel sistema dalla società. Il sistema di gestione patrimoniale potrebbe contenere le informazioni relative ai programmi di servizio patrimoniale, ai registri di manutenzione, al valore corrente del bene e ad un programma per la sostituzione del bene. All’interno del pacchetto software, è possibile impostare determinati report o trigger per aiutare a mantenere regolari cicli di manutenzione e sostituzione.
Il sistema di gestione patrimoniale è valido solo quanto le informazioni contenute al suo interno. È indispensabile che la società inserisca nel sistema informazioni utili sui propri beni. Queste informazioni dovrebbero inoltre essere mantenute regolarmente e aggiornate con qualsiasi modifica delle attività dell’azienda. Se le informazioni non vengono mantenute correttamente, la società non avrà un buon valore per i suoi beni aziendali sui suoi libri.
La gestione delle informazioni sugli asset digitali nel sistema di gestione degli asset aiuterà l’azienda in caso di audit o catastrofe o in una causa legale. Se il sistema di gestione patrimoniale include non solo le informazioni relative a un computer specifico, ma anche il software installato su quel computer, durante qualsiasi processo di individuazione, sarà molto più semplice per l’azienda rispondere a richieste specifiche. In caso di catastrofe, come un incendio o un computer in crash, la società sarà in grado di sostituire il computer per un dipendente specifico molto più rapidamente con informazioni precise sull’asset.
La scelta tra un sistema di gestione patrimoniale fisico o basato sul software è una scelta che deve essere fatta da ciascuna società o individuo con risorse. In generale, più risorse si devono gestire, più è probabile che si scelga un sistema digitale. Un buon sistema di gestione delle risorse fisiche che può essere gestito da ciascuna sede, tuttavia, potrebbe rivelarsi migliore per alcune aziende.