La registrazione del venditore è il processo di raccolta di informazioni chiave da fornitori esterni di beni e servizi e l’inserimento di tali informazioni in un sistema per gestire la relazione. Il sistema di registrazione utilizzato è in genere elettronico o basato su Internet, ma può essere gestito tramite un processo cartaceo. La registrazione viene utilizzata come requisito soglia per separare i fornitori che sono fornitori idonei e quelli che non lo sono.
Aziende, istituzioni e governi utilizzano fornitori esterni per fornire beni e servizi necessari a supporto delle operazioni o della produzione. I fornitori sono un anello integrale nella catena di approvvigionamento e richiedono una gestione. Come parte esterna, un fornitore deve essere controllato per stabilire qualifiche ed esperienza prima di poter essere considerato un fornitore affidabile.
Ogni potenziale cliente ha i propri standard operativi che guidano il processo di qualificazione del fornitore. Alcuni clienti possono gestire informazioni riservate o interagire con clienti di alto profilo. Altri clienti possono occuparsi di popolazioni vulnerabili che richiedono licenze o autorizzazioni in background. I venditori devono soddisfare gli standard stabiliti dal cliente o dall’industria del cliente e l’aderenza agli standard deve spesso essere gestita nel corso della relazione.
La registrazione è uno dei primi passi nella gestione dei fornitori. Richiede a qualsiasi venditore che desideri fornire beni o servizi di fornire una lista standard di informazioni. Queste informazioni vengono verificate per completezza e conformità ai requisiti e inserite in un sistema. Il sistema viene quindi reso disponibile al personale addetto agli acquisti del cliente o ad altri dipendenti in modo che sappiano quali fornitori sono nell’elenco approvato per fare offerte sulle opportunità.
La maggior parte delle principali istituzioni e entità governative che utilizzano una grande quantità di venditori ha un sistema di registrazione ufficiale. Le Nazioni Unite e il governo degli Stati Uniti, ad esempio, dispongono di portali di registrazione dei fornitori basati su Internet. Chiunque desideri fornire beni o servizi a queste entità deve registrarsi attraverso il sistema online. Il processo di registrazione consente a queste entità di gestire i loro rapporti con terzi, in particolare per quanto riguarda la comunicazione e la conformità.
Un tipico processo di registrazione del fornitore richiederà le informazioni di contatto del fornitore. In un semplice sistema di registrazione, le informazioni di contatto potrebbero essere tutto ciò che è necessario. I sistemi più complessi che hanno integrato il vetting iniziale nel processo richiederanno ulteriori input. Tale sistema richiederà anche prove delle qualifiche del fornitore, tra cui esperienza passata, istruzione, licenze e certificazioni, e potrebbe richiedere la prova da allegare o inviare come documentazione aggiuntiva. Un fornitore potrebbe dover fornire referenze commerciali e firmare elettronicamente varie garanzie.
Come ulteriore vantaggio, alcuni sistemi di registrazione dei fornitori consentiranno anche ai fornitori di indicare aree di interesse funzionale. Alcune principali entità hanno opportunità di vendita in una vasta gamma di aree operative. Una selezione effettuata durante la registrazione consente al cliente di classificare il fornitore e facilita anche la comunicazione segmentata. Il cliente può informare un sottoinsieme di fornitori quando si presentano opportune opportunità che soddisfano la loro area di specialità.