Un sistema di incontro è una tecnica utilizzata per far sì che incontri, conferenze o altre riunioni di individui vadano più agevolmente, giungano a decisioni reciprocamente accettabili o raggiungano un obiettivo. Esistono molti diversi sistemi di riunione disponibili per aziende, gruppi o enti governativi per facilitare efficacemente le riunioni. Il sistema di incontro utilizzato è spesso deciso dalla direzione di un’azienda o concordato con un voto di maggioranza all’interno di un gruppo. Un sistema può essere strutturato o non strutturato ed è spesso vincolato da determinate regole e vincoli temporali.
“Robert’s Rules of Order” è un sistema di incontro comune che viene utilizzato da molte aziende e organi parlamentari. Il sistema è stato sviluppato all’inizio del XX secolo e impiega una serie di regole su come viene condotto un incontro. Le riunioni tenute utilizzando il Regolamento dell’Ordine di Robert hanno spesso un presidente o un presidente che supervisiona gli eventi. Le regole regolano chi parla, per quanto tempo parla, come vengono votati gli argomenti e l’ordine degli eventi all’interno della riunione. Il sistema può essere modificato per soddisfare le esigenze di un’azienda o modificato da un’entità governativa che lo utilizza. Il vantaggio di questo tipo di sistema è che spesso impedisce a lunghi dibattiti di monopolizzare i tempi delle riunioni e fornisce un processo ordinato per la realizzazione degli obiettivi. Lo svantaggio è che le regole sono complesse e lunghe e quindi molti dipendenti potrebbero non avere familiarità con l’intero sistema.
Lo spazio aperto è un sistema di riunione che è molto meno strutturato e viene spesso utilizzato da un’azienda durante una conferenza, un ritiro o persino una riunione settimanale del personale. Con questo sistema, all’inizio o ai partecipanti vengono forniti un obiettivo o più obiettivi. Le persone presenti si dividono in gruppi e usano i processi creativi per cercare di raggiungere l’obiettivo nel corso dell’evento. Un sistema di meeting open space è efficace per coinvolgere la maggior parte dei dipendenti o partecipanti nel processo, ma la mancanza di struttura in questo sistema potrebbe non essere appropriata per ogni azienda.
Le aziende che hanno dipendenti in più aree geografiche possono spesso utilizzare un sistema di riunioni online. Siti Web o programmi software consentono a una persona di ospitare una riunione su Internet. Questi programmi hanno spesso un sistema di voto che può essere utilizzato per decidere sulle questioni e consentire ai partecipanti di partecipare tramite chat su Internet o tecnologia vocale. L’ospitante può utilizzare questo sistema di riunione per silenziare le chiamate telefoniche dei partecipanti e decidere l’ordine degli eventi e chi può parlare quando. Questi sistemi spesso consentono agli utenti di realizzare presentazioni PowerPoint, mostrare video e utilizzare la tecnologia di condivisione dello schermo per scopi di formazione e raggiungere altri obiettivi di incontro.