Un ufficio o dipartimento acquisti è in genere organizzato all’interno del portafoglio finanziario di una grande azienda o organizzazione. Esistono due strutture organizzative utilizzate per gli appalti: centralizzata e specifica per impianto. In un ufficio centrale di approvvigionamento, tutte le richieste e attività di acquisto sono gestite da un gruppo amministrativo centrale. In una struttura specifica per impianto, ogni struttura fisica ha un proprio ufficio acquisti.
All’interno dell’approvvigionamento centralizzato, ci sono in genere cinque ruoli: acquirente, responsabile acquisti, direttore acquisti, direttore e analista acquisti. Tutti e cinque i membri di un team di approvvigionamento forniscono servizi a tutti i dipartimenti all’interno della struttura organizzativa. Gli utenti del dipartimento possono inviare le richieste di acquisto in formato elettronico o via telefono, fax o e-mail. L’ufficio centrale di approvvigionamento è progettato per gestire le esigenze del cliente, garantendo al contempo la conformità con la politica di approvvigionamento.
Per qualificarsi per una posizione in materia di appalti, tutti i candidati sono tenuti a completare un diploma universitario minimo in affari o acquisti. Il personale addetto all’approvvigionamento professionale in genere ha una designazione professionale, come Certified Procurement Professional (CPP). Nel modello centralizzato, l’acquirente è una posizione entry-level. Il responsabile degli appalti e l’analista sono entrambi posizioni professionali, con il responsabile degli approvvigionamenti con responsabilità di supervisione. Il direttore degli appalti stabilisce la direzione strategica ed è coinvolto in trattative di alto valore.
In una struttura specifica dell’impianto, la persona con il punteggio più alto nell’ufficio è in genere un responsabile degli acquisti. Ogni responsabile degli acquisti può avere uno o due addetti agli acquisti e diversi acquirenti nel personale. Il numero totale del personale dipende dalle dimensioni della struttura e dal volume degli acquisti. I responsabili degli acquisti in genere riferiscono al responsabile finanziario o al responsabile del trattamento all’interno dell’impianto o della struttura.
Indipendentemente dalla struttura organizzativa, il compito principale del personale addetto agli acquisti è trovare la migliore combinazione possibile di prezzo, qualità e servizio. Ogni membro dell’ufficio dovrebbe fornire assistenza al proprio gruppo di clienti, comprendere i requisiti e comunicare con la comunità dei fornitori. Trovare i migliori fornitori e finalizzare un ordine di acquisto comporta una serie di passaggi progettati per garantire un processo aperto ed equo.
L’analisi degli acquisti è principalmente una funzione centrale e può essere organizzata come una responsabilità dei servizi finanziari. Questa persona crea report per tenere traccia delle attività di spesa rispetto a contratti, spese generali e garantire la conformità alle politiche. In questo ruolo sono spesso necessari ulteriori corsi di formazione in statistica e gestione dei dati. Tali rapporti sono normalmente forniti agli alti dirigenti, sia per tenere traccia delle spese effettive sia per monitorare le prestazioni dell’ufficio acquisti.