L’approvvigionamento statale è un processo che viene utilizzato dai singoli Stati per procurarsi forniture, personale e attrezzature di cui hanno bisogno. L’ufficio statale per gli appalti può gestire l’approvvigionamento di tutto per tutte le agenzie statali, dagli uffici dei rappresentanti statali che hanno bisogno di matite agli equipaggi stradali statali che richiedono bulldozer, oppure può consentire alle singole agenzie statali di prendersi cura delle proprie esigenze di approvvigionamento, supervisionando gli appalti politica in tutto lo stato. In un dato giorno, un ufficio statale per gli appalti può ottenere qualsiasi cosa, dalla vernice per i suoi ponti alle attrezzature mediche per gli ospedali statali.
L’approvvigionamento può essere un processo complesso. I responsabili degli appalti sono responsabili del soddisfacimento delle esigenze che vengono portate all’attenzione dell’ufficio appalti. I dipendenti statali possono fornire all’ufficio ordini di acquisto con richieste molto specifiche, oppure possono contattare l’ufficio statale per gli appalti per ottenere assistenza nel determinare cosa soddisferà le loro esigenze e trovare l’opzione migliore. Per gli articoli esoterici, l’ufficio statale per gli appalti può effettuare ricerche approfondite per determinare la migliore scelta di acquisto.
Oltre a ottenere beni e servizi per lo stato attraverso l’acquisto, il noleggio o il commercio, l’ufficio statale per gli appalti stabilisce anche delle politiche. Ad esempio, l’ufficio acquisti può imporre che quando le agenzie statali necessitano di attrezzature, devono prima inviare la richiesta ad altre agenzie, per vedere se tali agenzie hanno usato e funzionanti attrezzature che vorrebbero vendere o scambiare. Allo stesso modo, l’ufficio statale per gli appalti può emanare una direttiva secondo cui le merci dovrebbero essere ottenute dai fornitori dello stato, se possibile, o che gli appalti pubblici dovrebbero anche enfatizzare la responsabilità ambientale, scegliendo articoli che siano ecologicamente sicuri.
Quando un ufficio acquisti statale deve ottenere qualcosa, apre la richiesta di offerta. Ad esempio, se gli equipaggi stradali hanno bisogno di nuovi veicoli, l’ufficio appalti statali indicherebbe che ha un contratto per fornire veicoli stradali disponibili. Le aziende che producono, noleggiano o vendono veicoli avrebbero l’opportunità di fare offerte per la possibilità di fornire veicoli allo stato, con l’ufficio acquisti che esamina le offerte per determinare la scelta migliore. Poiché i contratti statali possono essere molto redditizi, il processo di offerta può diventare piuttosto competitivo.
In genere, l’ufficio ha sede nella capitale dello stato. Questo è conveniente per le agenzie statali anche con sede nella capitale, in quanto rende facile rimanere in contatto con l’ufficio acquisti. Le filiali possono essere situate in altre regioni dello stato, insieme a magazzini per le forniture.