Un ufficio servito è uno spazio commerciale attrezzato con arredi e attrezzature. Piuttosto che il metodo tradizionale di un’azienda che si trasferisce in una suite per ufficio e deve arredarla e attrezzarla, oltre a organizzare la pulizia notturna, la consegna del cibo, la fornitura di scorte, i pagamenti assicurativi e simili, lo spazio è servito. L’azienda paga un servizio per gestire tutti i dettagli operativi di un ufficio funzionante e completamente attrezzato in modo che possa concentrarsi sulla gestione di un’azienda. Un altro componente chiave di un ufficio servito è che il contratto di locazione è flessibile per le esigenze dell’azienda.
Le lunghezze tipiche del contratto di locazione per gli uffici assistiti tendono ad essere di alcuni mesi anziché tre, cinque o 10 anni per lo spazio commerciale tradizionale. Pensare a un “ufficio istantaneo” con termini di leasing flessibili è un buon modo per capire cosa include questo tipo di accordo. Una società ottiene tutti i dettagli della creazione di un nuovo spazio ufficio fatto per loro. Sebbene le aziende debbano pagare per questo servizio, spesso risparmiano denaro in quanto non è necessario spendere migliaia di dollari in mobili per ufficio che includono cubicoli e pezzi di stoccaggio.
Anche il costo di arredare una grande sala riunioni con tavolo e sedie adatti alle riunioni dei clienti può essere un acquisto importante. Ottenere tutti gli arredi e le attrezzature da utilizzare nel programma di locazione preferito è un altro grande vantaggio di una sistemazione per ufficio revisionata. Se un’azienda necessita solo temporaneamente dello spazio ammobiliato, non è necessario preoccuparsi se gli arredi per quell’ufficio saranno adatti a quello più permanente.
La copertura di piccoli dettagli, come assicurarsi che ci sia cibo immagazzinato nella sala da pranzo e articoli di carta nei bagni, è un altro vantaggio di avere un ufficio di manutenzione. La società fa delle scelte e negozia i prezzi con un fornitore di uffici servito una volta, quindi al massimo ha il compito di scrivere un assegno una volta al mese. A seconda della particolare disposizione, i servizi forniti possono includere un sistema informatico che soddisfa i requisiti esatti dell’azienda. Alcuni uffici serviti includono anche un addetto alla reception o altro personale amministrativo insieme alle forniture e agli arredi della reception.
La comodità di un ufficio di manutenzione può essere particolarmente vantaggiosa per un’azienda con portata globale. I responsabili degli uffici che trasferiscono da un’altra filiale in altre parti del mondo possono trasferirsi con il minimo sforzo e risparmiare il loro tempo di lavoro per concentrarsi sul business. I proprietari e il top management spesso trovano l’acquisto di un ufficio servito più conveniente rispetto al far eseguire i lavori di riorganizzazione dai loro manager altamente pagati. Con l’allestimento dell’ufficio e tutti i servizi correlati gestiti da un fornitore, i gestori sono liberi di svolgere le attività che sono state principalmente pagate per svolgere, come la supervisione del personale per aumentare la produzione dei beni o servizi dell’azienda.