Una prenotazione garantita è un accordo per la sistemazione alberghiera, garantito fornendo all’hotel una garanzia di pagamento. In genere, una prenotazione garantita è un accordo tra l’hotel e l’ospite che una camera sarà disponibile, indipendentemente dall’orario di arrivo dell’ospite. Gli ospiti che utilizzano questa opzione autorizzano l’hotel ad addebitare il conto associato alla prenotazione, anche se l’ospite non effettua il check-in per le date prenotate. In breve, una prenotazione garantita è un accordo tra entrambe le parti che, indipendentemente dalle circostanze e dalle politiche di standing o limitazioni abituali applicabili, l’ospite avrà una camera e l’hotel riceverà il pagamento.
Ogni hotel ha le proprie politiche in merito ai requisiti di pagamento per i vari tipi di prenotazione, comprese le sistemazioni garantite. Alcuni hotel richiedono solo una carta di credito per organizzare questo tipo di prenotazione. Altri offrono la possibilità di utilizzare un deposito in contanti o fornire informazioni sulla fatturazione aziendale, nota come garanzia aziendale. Per la maggior parte degli hotel, il pagamento dell’intero alloggio, in genere prima dell’arrivo, garantisce la disponibilità delle camere.
Anche i termini esatti di una prenotazione garantita variano da paese a paese e da hotel a hotel. Se una camera non è disponibile quando arriva un ospite, in genere l’hotel accetta di organizzare sistemazioni simili in un hotel alternativo. La maggior parte degli hotel compensa in qualche modo l’ospite per l’inconveniente. Il risarcimento potrebbe includere un soggiorno gratuito in una data futura, notti aggiuntive gratuite o buoni pasto. Può essere offerto anche il servizio navetta per l’hotel alternativo.
Per quanto riguarda le responsabilità dell’ospite, alcuni hotel richiedono agli ospiti di arrivare entro un determinato periodo di tempo dopo l’orario di check-in standard. Altri hotel accettano di tenere la camera per l’intera notte o per il periodo della prenotazione. Quando è necessaria una cancellazione completa, l’ospite può perdere parte o tutto l’eventuale deposito in contanti o essere tenuto a pagare una percentuale del soggiorno previsto. Poiché poche agenzie regolano i termini di una prenotazione garantita, l’hotel è libero di stabilire i termini che ritiene appropriati.
Prima di completare una prenotazione garantita, l’hotel potrebbe essere obbligato da un’ordinanza locale a rivelare all’ospite eventuali termini o requisiti associati alla prenotazione. I contratti stampati oi termini di prenotazione forniscono la prova di una garanzia di prenotazione nei casi in cui l’hotel non registri adeguatamente il tipo di prenotazione. Termini aggiuntivi al di fuori della normale politica di garanzia dell’hotel sono generalmente lasciati alla discrezione della direzione dell’hotel, ma in genere devono essere in forma scritta per fornire un rimedio in caso di non conformità.