Quando un’azienda ha bisogno di un progetto di marketing, pubblicità o pubbliche relazioni completato da una terza parte, viene scritta una richiesta di offerte, chiamata richiesta di proposta (RFP). La RFP viene quindi consegnata ai potenziali fornitori. La RFP include informazioni dettagliate su ciò che deve essere fatto e perché. Le aziende o le persone che vogliono vincere il lavoro rispondono alla RFP con una proposta di marketing scritta. Questa proposta include come il progetto sarà completato, quanto tempo ci vorrà e quanto costerà.
Le proposte di marketing sono generalmente scritte da agenzie pubblicitarie e di marketing, società di pubbliche relazioni, società di design o persone che lavorano in questi campi di marketing. Le persone che scrivono queste proposte devono assicurarsi che le proposte siano complete e prive di errori per essere considerate per il lavoro richiesto nella RFP. A volte non c’è RFP. Una proposta può essere il risultato di un’agenzia di marketing o di un individuo che suggerisce o presenta un’idea a un potenziale cliente.
Quando viene fornita una richiesta di offerta, di solito richiede che la proposta sia consegnata entro un determinato termine. La proposta di marketing di solito inizia con un riepilogo esecutivo che è una descrizione della situazione attuale o del problema che rende necessario il progetto richiesto nella RFP. Il sommario esecutivo continua con le tattiche suggerite che risolveranno il problema. Queste tattiche possono includere pubblicità via e-mail, online, cartacea, radiofonica e televisiva, lettere stampate, brochure, siti Web e sondaggi e altro ancora. Il riepilogo esecutivo deve inoltre indicare in che modo queste tattiche seguiranno il piano di marketing e il piano aziendale generali del cliente.
La proposta di marketing dovrebbe includere anche dettagli per aiutare a dimostrare che le tattiche proposte avranno successo. Un elemento chiave è una revisione di ciò che stanno facendo i principali concorrenti dell’azienda RFP per promuovere un prodotto o servizio simile a quello elencato nella RFP. Un’analisi dettagliata del pubblico target, le persone che trarranno vantaggio dall’uso del prodotto o del servizio, è anche una parte essenziale della proposta.
Infine, un elenco di costi stimati, denominato budget del progetto, e un programma dettagliato, chiamato time line, concludono la proposta di marketing. La linea temporale può includere le date per ogni fase del progetto, se il cliente ha fornito una scadenza specifica. Informazioni generali, come “due settimane”, possono essere utilizzate se nessuna data di completamento specifica del progetto è stata elencata nella RFP.
Una volta scaduto il termine di consegna della proposta di marketing, la società che ha generato la RFP esamina tutte le proposte. Un vincitore può essere annunciato o la società può scegliere le prime due o tre proposte da rivedere ulteriormente. Gli autori di queste proposte principali possono essere intervistati telefonicamente o essere invitati a completare una presentazione dal vivo prima che venga assegnato il marketing proiettato.