Spesso quando un documento viene offerto a qualcuno, la persona che presenta il documento ha la necessità di tenere un registro dello scambio o di assicurarsi che il documento sia stato consegnato al destinatario. Per questi motivi, così come altri, viene spesso creata una ricevuta del documento che deve essere firmata dal destinatario. Sebbene non esista un modulo standard per la ricevuta di un documento, la maggior parte include il nome del documento, la data e l’ora offerte al destinatario e la firma della persona che ha accettato la ricezione del documento.
Sebbene esistano altri metodi per assicurare o provare la ricezione di un documento, come l’invio del documento certificato o raccomandata, in alcuni casi tali metodi non sono pratici o preferiti. In assenza di una carta firmataria formale o di una ricevuta, come la ricevuta di ritorno per una lettera o un pacco certificati, è possibile utilizzare una ricevuta del documento. Ad esempio, se viene utilizzato un servizio di corriere privato o un documento viene consegnato a mano, potrebbe non esserci prova della consegna in assenza di una ricevuta del documento.
L’uso della ricevuta di un documento è spesso usato per documenti legali; tuttavia, è possibile utilizzare una ricevuta del documento per qualsiasi tipo di documento. In campo legale, potrebbe essere necessario consegnare a un cliente una modifica dell’ultimo minuto a un documento o una mozione di emergenza presentata a un tribunale senza il lusso di aspettare un tradizionale servizio di posta. Spesso, anche la posta durante la notte non arriva il documento a destinazione in tempo. Di conseguenza, è possibile utilizzare un servizio di corriere privato o consegnare il documento di persona. Una registrazione della consegna può essere necessaria in caso di controversia sulla ricevuta in un secondo momento.
Il settore immobiliare è un’altra area in cui una ricevuta del documento può essere utilizzata frequentemente. Le offerte per l’acquisto sono generalmente sensibili al tempo. Sebbene un’offerta possa essere inviata via fax a un venditore, se l’offerta viene accettata, le parti in genere desiderano una copia originale e firmata il più presto possibile, il che richiede la necessità di utilizzare un metodo di consegna accelerato, come un servizio di corriere privato . La prova di ricezione viene quindi eseguita utilizzando una ricevuta del documento.
Una ricevuta del documento può essere elaborata o semplice come desidera la parte che la utilizza. Di norma, conterrà il nome e una breve descrizione del documento consegnato, il numero di pagine, la data e l’ora e avrà uno spazio per il nome e la firma della persona che accetta la ricezione del documento. Non solo la ricevuta funge da record per la persona che ha presentato il documento, ma può anche essere richiesta nel caso in cui si verifichi una controversia o una controversia in futuro quando o anche se il documento è stato ricevuto.