Una ricevuta commerciale è un record di una transazione. Molto spesso, documenta una vendita, ma un’azienda può emettere una ricevuta per tutto ciò che vuole dimostrare di aver ricevuto o gestito, come beni donati, ore lavorate o presenze. Le aziende generano entrate per conformarsi alle leggi sulla protezione dei consumatori e per stabilire registrazioni a fini fiscali. Finché una ricevuta presenta alcune informazioni di base, può utilizzare quasi tutti i formati. In genere, le aziende utilizzano i fogli di carta generati dal computer come entrate nelle vendite al dettaglio e nelle fatture nelle transazioni tra imprese.
Il tipo più comune di ricevuta commerciale è il record rilasciato per una vendita al dettaglio. La maggior parte delle giurisdizioni impone alle aziende di fornire ricevute ai clienti se la vendita supera una determinata soglia. Le ricevute forniscono ai clienti la prova della transazione e dimostrano alle autorità fiscali che l’azienda sta monitorando le vendite a fini fiscali. Una ricevuta tipica indica il giorno e l’ora della transazione, gli articoli venduti o i servizi forniti, il prezzo, eventuali sconti, l’importo dell’imposta applicata e il metodo di pagamento. Con la proliferazione di registratori di cassa informatizzati e metodi di pagamento elettronici, la maggior parte dei rivenditori ha un sistema di punti vendita che genera automaticamente un record stampato come parte della transazione.
Le aziende che acquistano da altre aziende di solito completano la transazione utilizzando un ordine di acquisto e una fattura. La fattura elenca gli articoli da vendere e presenta una riga della firma in cui l’acquirente indica che i prodotti sono stati ricevuti in buone condizioni. Sebbene la fattura differisca nel formato dal record delle vendite al dettaglio, è ugualmente valida come ricevuta commerciale ufficiale.
In determinate situazioni, un’azienda genera entrate per transazioni che non sono standard come una vendita. La ricevuta commerciale in questi casi è molto probabilmente un modulo che viene compilato a mano con le informazioni specifiche dell’evento. Ad esempio, un’azienda che riceve beni donati potrebbe emettere una ricevuta al donatore a fini fiscali. Spesso questa ricevuta viene compilata a mano con i dettagli della donazione man mano che la merce viene ispezionata al momento del trasferimento.
Tradizionalmente, una ricevuta commerciale è un pezzo di carta fisico che viene scambiato tra le parti. Con la divulgazione di Internet, e-mail e mobile computing, le aziende hanno sviluppato nuovi modi per fornire ai clienti registrazioni delle transazioni. Alcune aziende offrono di inviare le ricevute via e-mail ai clienti o trasferire le informazioni elettronicamente utilizzando le applicazioni del telefono cellulare. Questi metodi più recenti hanno cambiato la natura della ricevuta commerciale risparmiando risorse nel processo.