Una ricevuta elettronica è una prova di acquisto o di consegna inviata elettronicamente. Il destinatario può utilizzare questo documento come una ricevuta cartacea in caso di scambi, resi o controversie con il mittente. Le ricevute elettroniche sono utilizzabili anche per attività come la richiesta di detrazioni fiscali. Di solito è possibile stamparli se è necessaria una copia cartacea.
La ricevuta elettronica include un codice identificativo univoco per fare riferimento all’ordine, insieme a una descrizione dettagliata. Annoterà le informazioni di contatto del mittente e del destinatario, il metodo di pagamento e qualsiasi altro dettaglio pertinente. Questo documento può anche portare una firma elettronica e può includere informazioni su come condurre resi e cambi.
Molte ricevute elettroniche vengono inviate via e-mail, ma possono anche essere inviate a un telefono cellulare tramite un sistema di messaggi di testo. Potrebbe anche essere possibile scaricare copie se una ricevuta viene smarrita o non arriva mai. Il destinatario può accedere al sito del commerciante e controllare i record delle sue transazioni per trovare la ricevuta elettronica di cui ha bisogno. Per alcune transazioni sul Web, la ricevuta potrebbe essere caricata nel browser al termine della transazione e l’utente dovrà stamparla o annotare il codice di conferma per riferimento futuro.
Alcuni software di contabilità si interfacceranno con le ricevute elettroniche e integreranno i dati delle ricevute nelle registrazioni contabili del cliente. Il software può inserire le informazioni nel libro mastro dell’utente, classificare il tipo di acquisto e regolare automaticamente il nuovo saldo corrente. Gli acquirenti possono anche correggere le informazioni se sono errate; il software potrebbe classificare un acquisto in modo errato, ad esempio, o scaricare una ricevuta elettronica che viene successivamente modificata e registrare un importo errato.
Le ricevute online possono documentare gli acquisti e fornire informazioni su come e quando è stato effettuato un acquisto. Confermano anche l’ordine e possono fornire un meccanismo per correggerlo se è sbagliato, anche se di solito ciò deve avvenire all’interno di una finestra molto stretta. Le ricevute possono anche generarsi automaticamente al momento della consegna. I mittenti possono inviare e-mail a mittenti e destinatari in modo che sappiano quando arriva un pacco e la ricevuta elettronica potrebbe essere necessaria in una controversia sulla consegna.
L’utilizzo di ricevute elettroniche può essere più rispettoso dell’ambiente e può anche semplificare la contabilità. L’utente può conservare copie in un programma di contabilità, collegare registrazioni a giornale a ricevute specifiche e fornire ricevute su richiesta in un comodo formato elettronico. Se il documento delle ricevute acquista un consumatore che intende dichiarare le tasse, è importante assicurarsi che siano accessibili in futuro e può essere una buona idea salvare copie in una cartella su un disco rigido.
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