Un bene cartaceo è qualsiasi tipo di bene che viene riportato in un bilancio ma non può essere convertito in denaro rapidamente o facilmente. Le aziende hanno spesso un certo numero di risorse cartacee sui loro libri, a volte sotto forma di parti e attrezzature che non sono più utilizzabili ma non sono ancora state addebitate alle scritture contabili. Esistono pratiche contabili che consentono di rimuovere in modo incrementale dai libri beni di questo tipo, cancellando le attrezzature obsolete o vendendo la proprietà al valore di recupero. A seconda delle leggi fiscali che si applicano nella giurisdizione in cui si trova la società, questo processo può comportare la creazione di un’agevolazione fiscale che può essere utilizzata per ridurre le imposte dovute per il periodo in cui viene effettuata la vendita.
La scarsa liquidità di un asset cartaceo, dovuta all’obsolescenza o al fatto che non esiste un mercato per quell’asset, significa che la società sta essenzialmente pagando tasse su una holding che non fornisce alcun tipo di beneficio. Per questo motivo, non è raro che le aziende dispongano di un qualche tipo di processo in atto che consenta di dichiarare il bene obsoleto e rimuoverlo dai propri registri finanziari. Nelle grandi aziende, questo processo ha normalmente origine a livello di stabilimento e inoltrato all’ufficio di un controllore presso la sede centrale.
Il controllore determinerà quindi se il bene può essere utilizzato in un’altra sede dell’azienda. In caso affermativo, vengono presi accordi per trasferire la risorsa cartacea nella nuova sede e rimuoverla dalle scritture contabili dell’impianto che sta cercando di dichiarare obsoleta l’attrezzatura. Nel caso in cui il bene non sia di alcuna utilità per l’azienda in una qualsiasi delle sue sedi, ed è determinato che il bene non può essere venduto, il controllore spesso accoglierà la richiesta di obsolescenza e approverà sia la rimozione del bene dalle scritture contabili che il trasporto dell’attrezzatura obsoleta a una discarica o a un rigattiere.
Poiché un bene cartaceo spesso non ha più alcun valore per il proprietario, quel bene non genera benefici che aiutino a compensare le imposte che vengono valutate sull’oggetto da un anno all’altro. Al fine di ridurre l’onere fiscale e risparmiare denaro, le aziende di solito valutano parti e attrezzature su base annua per determinare se vi è motivo di conservare tali beni per un altro anno. Dichiarando l’attività cartacea obsoleta in conformità con le leggi e i regolamenti governativi pertinenti al tipo di attività in questione, la società può disporre dell’attività e non registrare più il valore contabile di tale attività nelle proprie scritture contabili. Il risultato finale sono meno tasse dovute e più denaro trattenuto dall’azienda per l’utilizzo in progetti come lo sviluppo del prodotto o l’aggiornamento di apparecchiature che rimangono importanti per l’attività aziendale.
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