Una valutazione della proposta è un processo in cinque fasi utilizzato per fornire una revisione equilibrata e imparziale di una proposta commerciale formale. Questo tipo di processo si trova più comunemente nei dipartimenti di gestione degli appalti o dei contratti di grandi organizzazioni o società. Lo scopo principale della valutazione di una proposta è garantire che venga utilizzato un processo equo e trasparente per selezionare la proposta vincente. Questo è molto importante, poiché le proposte sono spesso richieste per progetti o spese costosi.
Le cinque fasi utilizzate nella valutazione della proposta sono: formare una squadra per esaminare le domande, garantire la conformità ai requisiti di presentazione, esaminare le risposte rispetto ai dettagli del documento di gara, assegnare un peso a ciascuna categoria e assegnare un punteggio a ciascuna presentazione. La proposta con il punteggio più alto è l’offerente di successo. Una volta effettuata la selezione, tutte le società che hanno presentato una proposta vengono informate dei risultati. Le aziende senza successo hanno il diritto di intentare un’azione legale se ritengono che il processo sia stato distorto o infranto il diritto contrattuale.
Il primo passo di un processo di valutazione delle proposte consiste nel formare un team interno che sarà responsabile della revisione degli invii. L’adesione al team dovrebbe basarsi sull’esperienza nel processo pertinente, sull’esperienza correlata e su una solida conoscenza del processo di approvvigionamento. In alcune organizzazioni, questo team è coinvolto nella creazione della richiesta di proposta (RFP) o del documento di gara che viene distribuito ai potenziali fornitori. Altre aziende potrebbero decidere che la presenza di due team separati elimina la possibilità di conflitti di interesse e interferenze con la selezione finale.
In genere, un responsabile degli appalti o un coordinatore della RFP esamina tutte le comunicazioni per garantire la completa conformità a tutti i requisiti. Questo è puramente un controllo amministrativo per garantire che tutte le offerte siano state ricevute prima della scadenza, che tutti i pagamenti richiesti siano stati elaborati e che non manchino pagine o documenti. Una volta completato questo controllo, vengono eseguite copie delle proposte per ciascun membro del gruppo di valutazione.
I membri del team iniziano la nuova fase della valutazione della proposta esaminando ogni singola risposta e confrontandola con la RFP o il documento di specifica. Lo scopo della revisione è determinare se la proposta riguarda tutti gli elementi della RFP. A volte gli articoli mancanti vengono segnalati al coordinatore della RFP, che fa seguito alla società per verificare se l’omissione è un errore materiale, ma in molti casi non viene eseguito alcun follow-up.
A seconda della struttura della squadra, viene assegnato un peso a ciascuna sezione della RFP. Alcune aziende prendono queste decisioni in gruppo e altre consentono a ciascun membro del team di esprimere un giudizio indipendente. Il peso totale deve aggiungere fino a 100 e le categorie devono essere basate sui requisiti RFP effettivi. Sebbene alcune aziende attribuiscano un peso alla qualità della presentazione effettiva, molte non lo fanno, in quanto ciò attribuisce essenzialmente punti per la presentazione di una proposta.
L’ultima fase della valutazione della proposta è assegnare un punteggio. Ogni membro del team prende una decisione indipendente e invia la propria scorecard al coordinatore della richiesta di offerta, che somma le risposte e determina la proposta corretta. L’intero processo dovrebbe essere trasparente e difendibile in un tribunale come imparziale ed equo.