L’organizzazione della conoscenza è il processo generale di “organizzazione” e di organizzazione di tutte le informazioni e conoscenze raccolte da un’azienda o da un’impresa. In questo modo, un’azienda può avere un tempo molto più semplice per ottenere dati e risorse quando necessario. Questo processo aiuta anche un’azienda a identificare quanta conoscenza ha e quanto manca. Il concetto di organizzazione della conoscenza ha quindi trattato la “conoscenza” come un bene che dovrebbe essere preservato e aumentato a beneficio dell’azienda.
Il metodo di organizzazione della conoscenza comprende diversi passaggi, che possono avvenire sia in modo sovrapposto che simultaneo. Il primo passo è la classificazione, in cui i documenti possono essere prima ordinati e raggruppati in base ai loro fattori comuni. Segue la mappatura della conoscenza, in cui vengono identificate tutte le potenziali fonti di conoscenza – persone, istituzioni e tecnologia. Questo aiuta a far aumentare le conoscenze disponibili in termini di qualità e quantità.
L’indicizzazione di tutte le conoscenze è il prossimo passo per l’organizzazione della conoscenza. In questa fase, vengono archiviati tutti i dati e i documenti raccolti. Di solito, la categorizzazione avviene contemporaneamente all’indicizzazione, per identificare ed etichettare tutti i gruppi di conoscenza inizialmente classificati. Seguire questi passaggi può essere difficile da eseguire se fatto manualmente, quindi le aziende di solito fanno uso di software e applicazioni per semplificare le attività. I programmi per computer sono anche più accessibili in termini di ricerca e recupero di tutti i tipi di documenti e “conoscenze”.
L’organizzazione della conoscenza si occupa non solo della conoscenza che può essere introdotta nell’azienda, ma anche della conoscenza e delle informazioni esistenti all’interno dell’azienda stessa. Esempi di conoscenza interna sono le valutazioni dei dipendenti, i diagrammi del flusso di lavoro e le relazioni finanziarie annuali. Tutte queste conoscenze aiutano un’azienda a determinare dove si trovano i suoi punti di forza e come ridurre e migliorare i suoi punti deboli. Una volta presenti tutte le conoscenze pertinenti, i dirigenti chiave possono condurre riunioni e conferenze nell’ambito dell’organizzazione della conoscenza.
Questa pratica è importante non solo per le aziende e i settori connessi alle imprese, ma è anche preziosa per istituzioni, archivi storici e musei. Anche le biblioteche seguono un tipo tradizionale di organizzazione della conoscenza attraverso schede di catalogo e indici, molto prima della presenza dei computer. I musei, in particolare, hanno bisogno di organizzare tutte le conoscenze raccolte per garantire che tutti i dati siano autentici, credibili e accessibili al pubblico. Anche le enciclopedie e gli almanacchi sono esempi quotidiani in cui l’organizzazione della conoscenza è stata applicata. In sintesi, tutte le organizzazioni e le attività che si basano sulla conoscenza necessitano del processo di organizzazione della conoscenza per rendere tutti i dati rilevanti facili da raccogliere, recuperare e comprendere.