L’amministrazione del personale, meglio conosciuta come gestione delle risorse umane (HR), è il coordinamento e la regolamentazione dei dipendenti di un’azienda. Implica l’organizzazione, il reclutamento, l’assunzione, la formazione e la valutazione dei lavoratori. Risoluzione dei conflitti e conformità legale sono anche aspetti importanti. Con un buon team delle risorse umane che fa bene il proprio lavoro, un’azienda sarà spesso più efficiente e competitiva, generando entrate aggiuntive.
Organizzazione
Nella maggior parte delle aziende, una forza lavoro ben organizzata si traduce in maggiore efficienza, produttività e ricavi. Il primo obiettivo dell’amministrazione del personale, quindi, è quello di organizzare tutti i dipendenti in modo tale da consentire loro di cooperare e completare i compiti nel miglior modo possibile. Esempi di problemi in quest’area includono quanti dipartimenti sono necessari, quante persone dovrebbero essere in ciascun dipartimento, quale dovrebbe essere il rapporto manager-dipendenti e quali catene di comando alternative dovrebbero essere utilizzate quando i manager non possono essere contattati. L’organizzazione si occupa anche di come assegnare le persone a progetti specifici, oltre a mantenere i dipendenti sani e sicuri nell’ambiente di lavoro.
Assunzioni e assunzioni
Una volta che i membri del team di amministrazione del personale dell’azienda sanno come organizzare i lavoratori e i loro progetti, iniziano a reclutare e assumere dipendenti attivamente. Pubblicano avvisi sulle posizioni disponibili, organizzano o prendono parte ad eventi come fiere del lavoro e conducono interviste iniziali per trovare i candidati più qualificati ed esperti. Trasmettono quindi le informazioni sui candidati finali ai responsabili di reparto, che spesso conducono le ultime interviste ed effettuano la chiamata su chi assumere.
Formazione
I dipendenti che non conoscono un’azienda non conoscono sempre le politiche e le procedure aziendali, anche se hanno un’esperienza e competenze straordinarie. La formazione è quasi sempre necessaria per porre rimedio a questo. I membri del dipartimento risorse umane possono sviluppare gli eventi di formazione e la documentazione necessari per far lavorare i dipendenti in modo efficiente. Hanno anche messo insieme e supervisionato una formazione aggiuntiva, come quella necessaria per avanzare in una posizione diversa all’interno dell’azienda. In alcuni casi, collaborano con varie istituzioni educative per sviluppare programmi che consentiranno ai dipendenti di ottenere certificazioni o titoli relativi al settore.
Valutazione
La maggior parte delle aziende desidera sapere che i propri dipendenti si esibiscono a un certo livello. Vogliono anche sapere che i lavoratori stanno seguendo bene le politiche e le procedure. Un compito del team di amministrazione del personale, pertanto, è quello di sviluppare tecniche e strumenti che i manager possono utilizzare a fini di valutazione. Un esempio comune è un modulo standardizzato per una revisione delle prestazioni dei dipendenti. I lavoratori delle risorse umane utilizzano i dati raccolti attraverso questi elementi per analizzare l’attività all’interno dell’azienda e per prendere decisioni come aumentare la retribuzione.
Risoluzione del conflitto
Un vantaggio dell’utilizzo delle persone rispetto alle macchine è che gli individui possono essere innovativi e mostrare processi di pensiero logico basati sull’esperienza, ma le persone non vanno sempre d’accordo mentre si sforzano di farlo. Il dipartimento Risorse umane è responsabile della risoluzione dei conflitti che possono insorgere nell’azienda, in particolare quelli tra i diversi livelli di gestione. Lavorano anche per risolvere conflitti non interpersonali, come un nuovo dipendente che si sente fuori posto nel suo ambiente di lavoro. Conservare registri dettagliati relativi a tali attività è d’obbligo, poiché alcuni conflitti alla fine portano a provvedimenti disciplinari o alla risoluzione che, se non eseguiti correttamente, possono portare a azioni legali.
In genere, gli addetti alla gestione del personale hanno più tempo a risolvere i conflitti quando hanno un solido quadro di politiche e procedure chiare su cui fare affidamento. Le politiche e le procedure consentono ai dipendenti del reparto personale di rimanere obiettivi mentre cercano di trovare soluzioni praticabili. Garantiscono inoltre che tutte le soluzioni proposte siano in linea con gli obiettivi aziendali. Il team delle risorse umane lavora a stretto contatto con i membri della direzione per mettere insieme la documentazione politica e procedurale per questo motivo.
Compliance Legale
I membri del team risorse umane guardano alle politiche e ai regolamenti non solo per la loro azienda, ma anche per la loro giurisdizione. Garantiscono che i dipendenti compilino i moduli fiscali adeguati, ad esempio, e qualsiasi altra documentazione richiesta dal governo. Questo compito è impegnativo perché la nuova legislazione viene approvata regolarmente e richiede ai dipendenti dell’amministrazione del personale di adeguare le attività e la documentazione all’interno dell’azienda. È fondamentale perché il mancato rispetto di una sola normativa può mettere a rischio la reputazione e il funzionamento dell’azienda.