Una lettera di ricorso scritta è un documento appropriato quando c’è qualche tipo di obiezione a una decisione che è stata resa. In un contesto legale, una lettera di ricorso può essere redatta da un avvocato come un appello ai legislatori per annullare una decisione che attualmente definisce alcuni aspetti della legge locale. In un contesto aziendale, una lettera di ricorso può essere emessa da un fornitore a un venditore nella speranza di ripristinare un rapporto di lavoro perduto o come mezzo per consentire a un dipendente di presentare una petizione a un datore di lavoro per invertire una recente modifica della procedura. In sostanza, una lettera di ricorso è semplicemente un tentativo di far riconsiderare un’autorità su un’azione o una decisione che ha avuto luogo.
Il formato effettivo di una lettera di ricorso è molto semplice e diretto. Con pochissimi cambiamenti da un ambiente all’altro, questo formato di base funziona altrettanto bene per invitare i funzionari locali a revocare una recente decisione di convertire una strada a senso unico in una strada a doppio senso come fa per un dipendente chiedere a un datore di lavoro di riconsiderare una recente modifica a una politica di vacanza. In tutti i casi, la lettera di ricorso dovrebbe essere dattiloscritta piuttosto che scritta a mano e dovrebbe essere strutturata in forma di lettera commerciale standard.
Il paragrafo di apertura di una lettera di ricorso stabilisce chi sta scrivendo la lettera e quale rapporto ha lo scrivente con la questione che verrà affrontata. Il primo comma, oltre a stabilire l’identità di chi scrive, individua chiaramente anche la materia impugnata. Una volta che questi due fatti sono stati fermamente stabiliti, lo scrittore può passare a sostenere il suo caso.
Durante il secondo comma del ricorso scritto, lo scrivente passa in rassegna brevemente la natura della questione oggetto di preoccupazione. I fatti chiave dovrebbero essere esposti nel modo più chiaro possibile, senza alcun tentativo di introdurre emozione nell’esposizione dei fatti. L’utilizzo di un formato puntato come parte di questo paragrafo può essere utile per richiamare un’attenzione particolare sulla logica alla base dell’attuale decisione.
Dopo aver accertato i fatti utilizzati per giungere alla presente decisione, la lettera di ricorso passa ad avviare l’istanza per il riesame di tale decisione. Qui lo scrittore utilizzerà altri fatti per confutare la base della decisione originale. L’idea è di fornire una ragione sufficiente per dare una seconda occhiata alla decisione esaminando le informazioni utilizzate in precedenza insieme a queste nuove informazioni che sono richiamate all’attenzione nella lettera di ricorso. Come il secondo paragrafo, questa sezione della lettera di appello può utilizzare i punti elenco per richiamare l’attenzione su fatti particolarmente rilevanti per la situazione.
Il paragrafo conclusivo della lettera di ricorso dovrebbe semplicemente riassumere la posizione di chi scrive e sollecitare il destinatario della lettera a prendere in considerazione tutti i fatti presentati come base per ribaltare la decisione attuale. Tutta la verbosità utilizzata in questo paragrafo dovrebbe essere finalizzata a promuovere un approccio equo e imparziale alla rivalutazione, senza generare percezioni negative su chiunque sia stato coinvolto nella decisione ora impugnata.
In effetti, è importante che una lettera di appello rimanga relativamente libera da qualsiasi tipo di emozione che suggerisca una mancanza di intelligenza o attenzione ai dettagli da parte di chiunque sia coinvolto nel prendere la decisione originale. Lo scopo di una lettera di ricorso non è denigrare le capacità oi processi mentali di un’altra persona o gruppo di persone. Per questo motivo, l’autore di una lettera di ricorso dovrebbe limitare qualsiasi verbosità emotiva alle descrizioni del suo sostegno per un riesame della decisione.
È altresì importante che il paragrafo conclusivo della lettera di ricorso fornisca indicazioni su come il lettore può contattare lo scrivente per un’ulteriore interazione sulla questione. Indipendentemente dalla natura del problema in esame, ringraziare il lettore per il suo tempo è essenziale per mantenere un atteggiamento professionale.