La scelta del miglior organizzatore di file dipende dai tipi e dalla quantità di file che devi organizzare. Per alcune persone, un piccolo raccoglitore o anche solo un cassetto della scrivania con divisori può essere un modo efficace per organizzare i file. Altre persone avranno bisogno di uno schedario designato più grande, una serie di schedari o un sistema di archiviazione con scaffali di scaffali. L’archiviazione digitale è un’altra opzione che può liberare molto spazio in un ufficio, ad esempio scansionando documenti in un computer, organizzandoli in file virtuali e distruggendo e riciclando le vecchie copie cartacee.
Molte persone scoprono che se hanno un cassetto della scrivania abbastanza profondo, può funzionare bene come organizzatore di file. I divisori o anche cartelle sospese possono essere acquistati nei negozi di forniture per ufficio e possono essere conservati in modo organizzato nel cassetto pur essendo molto facili da accedere. Una raccolta più ampia di file potrebbe richiedere l’acquisto di uno o più schedari dedicati, che sono generalmente disponibili in versioni in alluminio molto economiche nei negozi di forniture per ufficio. Sono disponibili anche armadietti in legno che possono contenere cartelle sospese, anche se tendono ad essere molto più pesanti e costosi. Un organizzatore di file progettato per l’uso domestico è spesso disponibile in colori neutri, come il beige, per integrarsi meglio con l’ambiente circostante.
Gli uffici più grandi possono acquistare una serie di schedari più grandi per archiviare un numero di file. Gli scaffali montati a parete possono anche funzionare come un sistema di organizzazione dei file ed è un metodo popolare per gli studi medici, dove è importante accedere ai file in modo rapido e semplice. Gli studi medici potrebbero non essere in grado di digitalizzare completamente i file, ma altri tipi di studi potrebbero scoprire che possono eliminare la necessità di un ingombrante organizzatore di file in ufficio se iniziano a convertire i file in versioni digitali.
La tecnologia consente di scansionare documenti e file in un computer e quindi accedervi elettronicamente. Un computer può funzionare molto bene come organizzatore di file, rendendo molto più facile trovare documenti specifici e riducendo l’uso di carta e spazio in un ufficio. I database di file sono anche molto più facili da aggiornare e gestire rispetto al tentativo di aggiornare centinaia o addirittura migliaia di file cartacei se è necessario apportare modifiche; inoltre possono essere facilmente ricercati con quasi tutti i criteri. L’organizzazione dei file digitali è spesso un ottimo metodo anche per l’uso domestico e tutto ciò che serve è l’acquisto di uno scanner per convertire i documenti in versioni digitali.