I programmi server fax open source sono realizzati per aiutare le aziende a tenere traccia dell’utilizzo del fax e semplificare l’invio e la ricezione di fax archiviando tutto in un computer. I veri server fax richiedono server hardware per funzionare, ma un server fax open source elimina questa necessità virtualizzando tutti i servizi e lasciando solo lo spazio su disco rigido come necessità. Oltre alla virtualizzazione, il miglior server fax sarà in grado di connettersi con i database per scopi di archiviazione e sarà in grado di instradare i fax in arrivo agli utenti corretti. Sarà anche in grado di bloccare determinati numeri di telefono, come i numeri di telefono di emergenza, in modo da non sprecare tempo o denaro.
Uno dei tanti compiti di un buon server fax open source è eseguire la virtualizzazione di tutti i servizi. Un vero server fax richiede un computer server, un software server, una grande quantità di risorse e cavi telefonici. Un server fax virtualizzato necessita solo di spazio su disco rigido, anche se alcuni potrebbero richiedere un cavo telefonico, a seconda del modello. I programmi virtualizzati possono far risparmiare denaro a un’azienda, perché sono necessarie meno risorse e hardware, rendendo più facile l’esecuzione e la manutenzione.
La maggior parte dei clienti di server fax open source ha bisogno di server fax perché stanno ricevendo o inviando una quantità enorme di fax. Per aiutare a tenere il passo con questa esigenza e per aiutare a memorizzare tutti i fax in entrata e in uscita, un server fax open source dovrebbe essere in grado di connettersi a un database. In questo modo, il database può memorizzare tutte le informazioni senza che l’utente debba salvare manualmente i documenti.
Quando un server fax open source riceve un fax, può fare due cose. Può salvare tutti i fax in una grande casella di posta finché un utente non la apre, oppure può indirizzare il fax all’utente appropriato. L’instradamento di un fax all’utente corretto di solito richiede un po’ di lavoro o programmazione iniziale, ma ciò aumenterà l’efficienza del server fax e assicurerà che ogni utente riceva il proprio fax non appena viene ricevuto.
Alcuni server fax open source, proprio come i normali fax, possono chiamare accidentalmente numeri, come il 911 e altri numeri di emergenza. Ciò costa denaro all’azienda, perché questi servizi normalmente addebitano chiamate non necessarie, anche se l’azienda non intendeva effettuare la chiamata. La possibilità di bloccare questi numeri, e altri numeri di telefono che non sono favorevoli a un ambiente di lavoro, garantirà che il fax venga utilizzato solo per scopi aziendali.