Il metodo per ottenere un passaporto ufficiale dipende in gran parte dalle leggi della giurisdizione di emissione. Diversi paesi e stati hanno le proprie procedure per la richiesta del passaporto; ci sono, tuttavia, diversi requisiti che rimangono abbastanza coerenti indipendentemente dalla posizione attuale del richiedente. Nella maggior parte dei paesi, le persone dovranno preparare diversi documenti ufficiali certificati per confermare la loro identità, nonché la conferma della natura ufficiale dei loro viaggi. La maggior parte, se non tutti, i candidati dovranno anche presentarsi di persona presso i dipartimenti per gli affari esteri o i viaggi designati del proprio paese. Gli individui che lavorano in posizioni governative e militari riceveranno spesso assistenza per ottenere un passaporto ufficiale dai rispettivi dipartimenti.
Un passaporto ufficiale viene rilasciato alle persone che hanno bisogno di viaggiare per svolgere determinati servizi allo stato; in quanto tali, questi documenti sono spesso rilasciati gratuitamente al richiedente, a differenza dei normali passaporti turistici. Per richiederne uno, gli individui dovrebbero prima fare domanda per un compito controllato dal governo che richiede viaggi all’estero. Ciò potrebbe comportare missioni mediche, affari diplomatici o servizio militare, tra le altre responsabilità. Sebbene alcuni di questi compiti siano aperti ai volontari del pubblico, la maggior parte di questi richiede l’affiliazione personale con un’agenzia governativa.
I candidati dovranno confermare che i loro viaggi sono per affari ufficiali. Questo spesso si presenta sotto forma di documenti certificati emessi da un funzionario governativo. In alcuni casi, sarà sufficiente una carta d’identità rilasciata dal governo; in altri, una telefonata diretta dall’ufficio all’ente emittente è sufficiente per autorizzare una persona a presentare domanda. Queste occasioni sono tuttavia relativamente rare, rendendo la documentazione ufficiale il miglior mezzo di conferma.
Il resto della procedura è solitamente lo stesso del processo per l’acquisizione di un regolare passaporto turistico. I richiedenti un passaporto ufficiale dovranno preparare una serie di documenti rilasciati dal governo, inclusi, a titolo esemplificativo, un certificato di nascita, una patente di guida rilasciata dallo stato e una certificazione fiscale. Gli agenti di viaggio raccomandano che i candidati preparino diverse copie di questi documenti, poiché alcuni dipartimenti di viaggio conservano i file inviati.
I candidati dovranno inoltre fissare un appuntamento per eventuali apparizioni personali che potrebbero essere richieste. Alcuni dipartimenti potrebbero richiedere la comparsa per un colloquio o semplicemente firmare il passaporto e posare per una foto d’identità. I tempi di elaborazione e consegna variano in base al paese e all’ubicazione del richiedente. Un passaporto ufficiale potrebbe anche essere rilasciato al coniuge del richiedente e agli eventuali accompagnatori a carico, se applicabile. Gli individui con un passaporto ufficiale dovrebbero anche assicurarsi di possedere il visto corrispondente per le loro destinazioni, poiché entrambi i documenti sono necessari per viaggiare.