La creazione di un sistema di archiviazione organizzato manterrà un ufficio più fluido, sia che lavori da casa o in un ampio spazio di lavoro condiviso. Un sistema di archiviazione logico è fondamentale quando più persone utilizzano gli stessi file, perché consentirà a tutti di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno. Se stai organizzando il tuo sistema di archiviazione, pianifica di dedicare almeno un giorno per farlo, in modo da non perdere traccia di ciò che stai facendo nel mezzo del processo.
Per iniziare a creare un sistema di archiviazione organizzato, dividi il tuo lavoro in due categorie: attivo e archivistico. Il materiale attivo include elementi di azione in sospeso, progetti in corso o materiale di lettura che deve essere facilmente accessibile. Il materiale d’archivio include dati che non devono essere prontamente disponibili. Pianifica di mettere da parte uno spazio accanto alla scrivania per i tuoi oggetti attivi e un’altra area di archiviazione per il lavoro di archiviazione. Pianifica anche una pianificazione degli scarti per gli archivi. Considera i vincoli legali prima di eliminare il materiale archiviato: alcune aziende devono tenere a portata di mano i documenti finanziari per un determinato periodo di tempo, ad esempio.
Considera il tipo di materiali attivi che hai in corso quando crei un sistema di archiviazione organizzato. Se sei un contabile, ad esempio, potresti avere fatture aperte, debiti, debiti e resoconti di profitti e perdite per il trimestre in cui lavori. Se sei un designer, potresti avere diversi progetti in corso per vari clienti, campioni in attesa, offerte per le quali si sta aspettando una risposta e così via. Costruisci una serie di categorie libere per il tuo sistema di archiviazione e pianifica di creare sottocategorie all’interno delle categorie generali. In questo modo, sai che puoi trovare tutte le fatture in sospeso, ad esempio, in un’unica posizione centrale. All’interno di tale posizione, le fatture potrebbero essere organizzate in ordine alfabetico per fornitore, in ordine di importo o in un altro modo che abbia senso per te.
Quindi imposta le tue cartelle di archiviazione. Quando crei un sistema di archiviazione organizzato, pianifica di utilizzare un metodo che sia logico per te e per gli altri nell’ambiente d’ufficio. Forse vuoi organizzare gli archivi in ordine alfabetico per progetto. In un piccolo ufficio in cui i file sono conservati in una posizione centrale, gli archivi dovrebbero probabilmente essere suddivisi per argomento: progetti, documenti finanziari, manuali utente e così via. All’interno di ogni ampia categoria, crea cartelle più piccole.
Quando crei cartelle per un sistema di archiviazione organizzato, usa caratteri grandi e facili da leggere sulle schede che si distinguono ben al di sopra del resto della cartella, in modo da poter trovare rapidamente una sezione. Potrebbe anche essere utile utilizzare schede o file codificati a colori, in modo da poter vedere una chiara suddivisione visiva tra le categorie. Tieni a portata di mano una scorta di cartelle, schede e attrezzatura in modo da poter creare facilmente più file quando necessario: non cedere alla tentazione di un vassoio “da archiviare”.
Una volta costruito lo scheletro del tuo sistema di archiviazione, puoi integrare tutta la carta e il materiale stampato che deve essere archiviato. Svuota tutti gli schedari, i vassoi in sospeso e altre pile di carta. Esamina tutto il materiale, determinando prima cosa deve essere conservato e cosa deve essere buttato via. Non tutti i fogli di carta devono essere salvati: conserva il materiale pertinente o utile e sbarazzati del resto. Il tuo sistema di archiviazione non dovrebbe contenere ogni singolo pezzo di carta mai usato nella storia dell’azienda. Durante l’eliminazione, ordina il materiale in categorie attive o di archivio e archivialo nell’area appropriata.
Una volta creato un sistema di archiviazione organizzato, probabilmente scoprirai che la tua vita è molto più semplice. Mantieni il sistema con frequenti spurghi del vecchio materiale e rimani in cima alla tua limatura per evitare che il materiale si accumuli.