Ci sono linee guida specifiche da seguire per ottenere un passaporto sostitutivo in base a quello che è successo a quello vecchio. Se è stato rubato o smarrito, potrebbe essere necessario presentare una denuncia alla polizia per ottenere un sostituto. I minori che diventano adulti possono ottenere passaporti per adulti più o meno allo stesso modo di richiederne uno nuovo. Infine, i passaporti scaduti sono tra le sostituzioni più facili da effettuare e di solito non comportano la necessità di recarsi di persona in un ufficio. Se rimani bloccato o hai bisogno di aiuto su un aspetto difficile della sostituzione di un passaporto, ci sono siti Web del governo, linee telefoniche e account di posta elettronica dedicati ad aiutare le persone a ottenere un passaporto.
I governi in genere forniscono linee di comunicazione specifiche che i cittadini possono utilizzare in caso di smarrimento o furto del passaporto. Ad esempio, di solito c’è un numero di telefono da chiamare o un modulo da inviare, di persona o tramite posta, in risposta a questo tipo di situazione. Normalmente, ricevere effettivamente un sostituto in risposta alla segnalazione di smarrimento o furto di un passaporto richiede un tempo simile a quello della ricezione di un nuovo passaporto. In caso di smarrimento o furto del passaporto, tuttavia, potrebbe essere possibile riceverne uno temporaneo. I passaporti temporanei vengono solitamente forniti ai cittadini caso per caso, ma il furto di un passaporto, ad esempio, spesso rende più probabile che un cittadino possa ricevere tale passaporto con breve preavviso.
Dopo aver compiuto 18 anni, alcuni cittadini che possiedono un passaporto per bambini potrebbero dover sostituire il passaporto con una versione per adulti. Tuttavia, questo non è il caso in tutti i paesi; in alcuni paesi è possibile continuare a utilizzare il passaporto di un bambino oltre i 18 anni e fino alla scadenza del passaporto. Spesso, la richiesta di un passaporto sostitutivo per adulti è più semplice e rapida rispetto alla richiesta di un passaporto per adulti per la prima volta, poiché alcuni requisiti come i colloqui potrebbero non essere necessari. Di solito è necessario presentare i documenti di persona o per posta per ricevere un passaporto sostitutivo in questo tipo di situazione.
Ricevere un passaporto sostitutivo in cambio di uno scaduto è spesso un processo semplice che può essere completato per posta. Di solito questo tipo di facile sostituzione del passaporto è subordinato all’avere un passaporto integro che è stato rilasciato quando un cittadino aveva lo stesso nome e dettagli personali pertinenti come lui o lei ha attualmente. In genere è anche richiesto che il passaporto precedente sia stato rilasciato all’incirca entro il decennio precedente. Quando si cerca un passaporto sostitutivo per posta, in genere è necessario che il precedente passaporto scaduto venga inviato con una domanda in uno stato non danneggiato.