I verbali delle riunioni sono un resoconto di una riunione ufficiale, generalmente di un consiglio di amministrazione di una società o di un ente governativo. Tuttavia, molti gruppi di volontari tengono anche dei verbali delle riunioni per fare un resoconto storico di tutti i documenti, le decisioni e le fatture approvate. Il processo verbale viene normalmente redatto da un individuo e quindi approvato nella prossima riunione del consiglio, una volta che tutti i membri del consiglio hanno avuto l’opportunità di rivedere e apportare eventuali correzioni.
Il più delle volte, i verbali delle riunioni sono un resoconto molto tecnico e fattuale di ciò che è accaduto durante la riunione. L’approvazione del verbale viene di solito fatta con una discussione molto scarsa o nulla. Tuttavia, in alcuni casi, ad esempio se esiste un problema molto controverso o un errore, può esserci una notevole discussione. Di solito, la stragrande maggioranza dei membri concorda su ciò che i verbali dovrebbero dire. Non diventano parte ufficiale del registro fino a quando non vengono approvati dal consiglio.
Il formato dei verbali delle riunioni può variare da un’organizzazione all’altra, ma di solito è molto semplice. Inizia elencando la riunione del corpo, fornisce la data e l’ora della riunione, i membri presenti e offre una breve rassegna di ciascun punto dell’ordine del giorno e una registrazione del voto, se ne è stato preso uno, per ciascun punto. Noterà anche l’ora di aggiornamento e di solito elenca la data e l’ora della prossima riunione.
I verbali delle riunioni sono presi da una persona designata come segretaria. A seconda della situazione, questo può essere o meno un membro del consiglio di amministrazione. Se non è un membro del consiglio, l’intero compito del segretario sarà quello di prendere appunti. Se è un membro del consiglio, il lavoro è un po ‘più difficile perché ci si può aspettare che partecipino alla discussione e ai voti oltre a prendere appunti. In genere, per un ente o una società governativa il segretario non sarà un membro del consiglio di amministrazione. Per le organizzazioni di volontariato, il segretario di solito è nel consiglio di amministrazione e considera un ufficiale di bordo.
I verbali possono differire rispetto ad altri resoconti di una riunione, come quelli trovati in un giornale, in quanto i verbali sono di natura molto cronologica. Ogni elemento nel verbale viene riportato nella sequenza in cui è successo. Se una riunione è coperta in un giornale, il giornalista inizierà generalmente a scrivere sul problema che è ritenuto più degno di nota. Altre questioni possono essere coperte o meno, a seconda della loro importanza relativa. Va notato che ogni tipo di account, i verbali delle riunioni e l’articolo di giornale, sono corretti per il suo stile particolare.