L’appropriazione indebita dei dipendenti si verifica quando un dipendente ruba i fondi affidati dal proprio datore di lavoro. Questo crimine comune è spesso difficile da rilevare, in quanto molti sottrattori lavorano molto duramente per coprire le proprie tracce. Al fine di ridurre le opportunità di appropriazione indebita da parte dei dipendenti, è necessario utilizzare un piano di sicurezza accurato con molteplici garanzie in atto.
Prevenire l’appropriazione indebita dei dipendenti inizia dal banco delle interviste. Se a un potenziale datore di lavoro piace il curriculum e la personalità di un candidato, non può preoccuparsi di controllare i riferimenti o eseguire un controllo dei precedenti di qualsiasi tipo. Dato che i rapitori tendono a lasciare una traccia sospetta da un lavoro all’altro, è molto importante che tutti i potenziali nuovi assunti abbiano riferimenti che possano parlare all’onestà del richiedente. Nelle posizioni in cui il dipendente avrà accesso a registratori di cassa, depositi o altri fondi, potrebbe anche essere saggio eseguire controlli di routine su tutti i potenziali dipendenti per vedere se esiste una storia passata di attività criminale.
Sebbene una ragionevole ricerca di fondo possa aiutare ad eliminare un potenziale di appropriazione indebita da parte dei dipendenti, non può rimuovere totalmente il rischio. Per ridurre ulteriormente le possibilità di furto interno, diventa necessario creare un sistema di sicurezza scrupoloso che elimini la maggior parte delle opportunità di appropriazione indebita. Nessun dipendente dovrebbe avere accesso a tutti i fondi e, se possibile, a tutti i rapporti e depositi finanziari dovrebbe richiedere almeno due dipendenti per valutare e firmare in modo indipendente la documentazione.
Il controllo interno può essere un buon modo per ridurre il rischio di appropriazione indebita dei dipendenti. L’esecuzione di una revisione trimestrale tramite un’impresa indipendente può far emergere rapidamente qualsiasi segno di appropriazione indebita o di fondi mancanti. Alcuni esperti raccomandano di mantenere gli audit casuali, piuttosto che secondo un programma rigoroso, poiché un appropriazione indebita potrebbe essere in grado di coprire le sue tracce se sa che un audit è programmato in anticipo. Il controllo interno può anche avere il vantaggio di evidenziare buchi in un sistema di sicurezza interno o problemi con l’efficienza del reparto, quindi una politica di controllo regolare può essere utile per un’azienda in molti modi.
Sebbene la cautela e la sicurezza siano importanti preoccupazioni, le misure prese per eliminare l’appropriazione indebita dei dipendenti possono ritorcersi contro se i dipendenti vengono accusati erroneamente, o sentiti violati, spiati o non rispettati dalle politiche di sicurezza. Imporre misure estreme come la costante sorveglianza della telecamera o mentire sulle politiche di sicurezza per “intrappolare” i ladri può distruggere il morale e la fiducia dei dipendenti e portare a un ambiente di lavoro molto spiacevole. Se i dipendenti provano ostilità nei confronti dell’azienda per comportamenti disonesti o irrispettosi, possono avere più motivazione a commettere reati o a non denunciare attività sospette da parte di un altro dipendente.