Quando un’azienda decide di acquistare un articolo o un servizio e desidera sollecitare potenziali fornitori, essi scrivono innanzitutto una richiesta di proposta (RFP). La RFP stabilisce i criteri a cui i fornitori devono rivolgersi mentre propongono il motivo per cui dovrebbero essere assunti per il lavoro. ? importante scrivere una RFP che sia chiara e richieda tutte le informazioni necessarie, presentando al contempo l’azienda in una luce positiva. Una RFP scritta male potrebbe significare che la societ? potrebbe finire con fornitori principalmente non qualificati o scadenti, o nessuna proposta.
Il primo passo per scrivere una RFP ?, semplicemente, determinare ci? di cui esattamente l’azienda ha bisogno. Anche se sembra abbastanza semplice, in realt? ? il passo pi? spesso ignorato dalle aziende. Molte aziende iniziano a scrivere una RFP senza avere una chiara comprensione di quali siano i loro bisogni e desideri, e alla fine finiscono per chiedere cose troppo, troppo piccole o contraddittorie. Gli input dovrebbero essere sollecitati da tutti i soggetti coinvolti nel progetto interessato e si dovrebbe raggiungere un consenso su ci? che ? effettivamente necessario prima ancora che la RFP sia iniziata.
I fornitori dovranno sapere che cosa devi realizzare esattamente e che cosa vuoi semplicemente realizzare. Molte aziende commettono l’errore quando scrivono una RFP di creare una lista dei desideri delle caratteristiche dei loro sogni, ma usando parole di necessit? come devono e devono. I venditori che potrebbero non essere in grado di soddisfare uno o due di questi criteri potrebbero non presentare alcuna proposta se ritengono che i criteri siano assolutamente necessari. ? importante prestare attenzione alla lingua utilizzata, salvando le parole necessarie per quando sono accurate e utilizzando un linguaggio pi? morbido come desiderio e facoltativo per le funzioni preferibili.
Prima che qualsiasi proposta venga effettivamente richiesta, ? anche una buona idea sapere come sar? la proposta ideale. Se ci sono molteplici aspetti in base ai quali verranno valutate le proposte, ad esempio se verranno giudicate in base al prezzo, alla tempestivit? e alla densit? delle funzionalit?, avere un’idea di quanto ciascuna di queste funzionalit? verr? ponderata. Scopri come una proposta che offre il prezzo pi? basso ma un lungo tempo di attesa sar? paragonata a una proposta che ? due volte pi? costosa ma impiega la met? del tempo. Ci? contribuir? a ridurre la confusione e lo stress pi? avanti nel processo.
In realt?, sedersi per scrivere una RFP pu? essere una procedura abbastanza indolore e rapida una volta che sono state poste le basi. L’introduzione dovrebbe solo spiegare perch? l’azienda sta richiedendo proposte e fornire una panoramica del resto della richiesta, inclusi criteri e scadenze importanti. La RFP dovrebbe quindi coprire ci? che deve avere una proposta vincente, seguita dalle caratteristiche desiderate e dai criteri per la scelta del vincitore, soprattutto se sono stati stabiliti criteri di selezione. Successivamente, dovrebbe essere indicata una linea temporale che stabilisce varie date di riferimento e una data di scadenza finale. Infine, la RFP dovrebbe dare ai richiedenti un’idea di ci? che accadr? dopo, incluso per quanto tempo possono aspettarsi di ricevere una risposta e se coloro che non sono stati scelti possono aspettarsi una risposta.