Quando un’azienda decide di acquistare un articolo o un servizio e desidera sollecitare potenziali fornitori, essi scrivono innanzitutto una richiesta di proposta (RFP). La RFP stabilisce i criteri a cui i fornitori devono rivolgersi mentre propongono il motivo per cui dovrebbero essere assunti per il lavoro. È importante scrivere una RFP che sia chiara e richieda tutte le informazioni necessarie, presentando al contempo l’azienda in una luce positiva. Una RFP scritta male potrebbe significare che la società potrebbe finire con fornitori principalmente non qualificati o scadenti, o nessuna proposta.
Il primo passo per scrivere una RFP è, semplicemente, determinare ciò di cui esattamente l’azienda ha bisogno. Anche se sembra abbastanza semplice, in realtà è il passo più spesso ignorato dalle aziende. Molte aziende iniziano a scrivere una RFP senza avere una chiara comprensione di quali siano i loro bisogni e desideri, e alla fine finiscono per chiedere cose troppo, troppo piccole o contraddittorie. Gli input dovrebbero essere sollecitati da tutti i soggetti coinvolti nel progetto interessato e si dovrebbe raggiungere un consenso su ciò che è effettivamente necessario prima ancora che la RFP sia iniziata.
I fornitori dovranno sapere che cosa devi realizzare esattamente e che cosa vuoi semplicemente realizzare. Molte aziende commettono l’errore quando scrivono una RFP di creare una lista dei desideri delle caratteristiche dei loro sogni, ma usando parole di necessità come devono e devono. I venditori che potrebbero non essere in grado di soddisfare uno o due di questi criteri potrebbero non presentare alcuna proposta se ritengono che i criteri siano assolutamente necessari. È importante prestare attenzione alla lingua utilizzata, salvando le parole necessarie per quando sono accurate e utilizzando un linguaggio più morbido come desiderio e facoltativo per le funzioni preferibili.
Prima che qualsiasi proposta venga effettivamente richiesta, è anche una buona idea sapere come sarà la proposta ideale. Se ci sono molteplici aspetti in base ai quali verranno valutate le proposte, ad esempio se verranno giudicate in base al prezzo, alla tempestività e alla densità delle funzionalità, avere un’idea di quanto ciascuna di queste funzionalità verrà ponderata. Scopri come una proposta che offre il prezzo più basso ma un lungo tempo di attesa sarà paragonata a una proposta che è due volte più costosa ma impiega la metà del tempo. Ciò contribuirà a ridurre la confusione e lo stress più avanti nel processo.
In realtà, sedersi per scrivere una RFP può essere una procedura abbastanza indolore e rapida una volta che sono state poste le basi. L’introduzione dovrebbe solo spiegare perché l’azienda sta richiedendo proposte e fornire una panoramica del resto della richiesta, inclusi criteri e scadenze importanti. La RFP dovrebbe quindi coprire ciò che deve avere una proposta vincente, seguita dalle caratteristiche desiderate e dai criteri per la scelta del vincitore, soprattutto se sono stati stabiliti criteri di selezione. Successivamente, dovrebbe essere indicata una linea temporale che stabilisce varie date di riferimento e una data di scadenza finale. Infine, la RFP dovrebbe dare ai richiedenti un’idea di ciò che accadrà dopo, incluso per quanto tempo possono aspettarsi di ricevere una risposta e se coloro che non sono stati scelti possono aspettarsi una risposta.