È possibile scegliere la migliore formazione di segreteria in base al tipo di mansioni di segreteria che si desidera perseguire e ai requisiti specifici delle proprie competenze. Le carriere di segretaria generale richiedono che i candidati abbiano buone capacità comunicative e organizzative. La competenza nel software per ufficio informatico è anche al centro della formazione della segreteria in molti casi. Le scuole di segreteria di solito offrono programmi di laurea o certificati che trattano questo argomento. Alcuni tipi di segretari devono disporre di ulteriori aree di conoscenza specialistica per lavorare in determinate professioni come la medicina o la legge.
Una formazione di segreteria di buona qualità offre sia le capacità pratiche dell’ufficio sia il senso della comunicazione professionale necessaria per il successo in una carriera di segreteria. Molte sequenze di corsi di segreteria includono almeno alcune lezioni di battitura, poiché la maggior parte dei lavori di segreteria richiede la capacità di toccare con precisione un minimo di circa 60 parole al minuto. Questa formazione di segretaria include spesso sia istruzioni formali che sessioni autodidattiche in cui è possibile esercitarsi a digitare sulla tastiera di un computer. Dopo aver superato i corsi di dattilografia, una buona istruzione di segreteria includerà anche lezioni sulla preparazione degli stessi tipi di documenti aziendali che è probabile che si verifichino in un contesto di lavoro di segreteria.
La tua formazione di segreteria dovrebbe consistere anche in lezioni sulla creazione di promemoria, moduli, lettere e altri tipi di comunicazione scritta presenti nel mondo degli affari. Questi corsi riguardano spesso le tecniche di scrittura corrette necessarie per la comunicazione a livello professionale. Altri corsi di segreteria correlati possono anche insegnare una comunicazione orale efficace al telefono e di persona. Questa area di addestramento alla segreteria dovrebbe includere idealmente anche il tempo di pratica per farti sentire a tuo agio usando queste nuove abilità.
Le competenze informatiche insegnate in una scuola di segreteria consistono spesso nell’elaborazione di testi, nell’uso di base del database e nella creazione di fogli di calcolo. Il miglior programma di formazione per la segreteria insegnerà l’uso efficace del popolare software per ufficio utilizzato in molti contesti lavorativi. Questi pacchetti software dovrebbero idealmente essere le ultime versioni rilasciate per garantire le tue competenze aggiornate. Alcune scuole di segreteria offrono anche corsi opzionali sull’uso di tablet e software di trascrizione audio.
I segretari che sperano di trovare lavoro nella professione legale devono seguire ulteriori corsi su argomenti, come la terminologia legale e le procedure adeguate per la presentazione di vari documenti legali. Gli aspiranti segretari medici devono spesso imparare il vocabolario medico e le mansioni lavorative come la fatturazione e l’elaborazione dei reclami assicurativi. Una buona formazione di segretaria in queste aree ti fornirà una base approfondita in queste competenze specifiche.