Una lettera agli investitori dovrebbe essere sempre informativa, oltre che professionale. Per mantenere solide le relazioni con gli investitori, comunica sempre in modo chiaro e onesto i dettagli della tua attività. La tua corrispondenza con gli investitori dovrebbe includere solo informazioni fattuali e ogni investitore dovrebbe essere informato di questioni importanti che interessano il suo investimento non appena vengono a conoscenza. Se alleghi i rapporti degli investitori con una lettera, elabora eventuali aree di interesse che un rapporto può visualizzare e incoraggia gli investitori a contattarti direttamente se qualcuno dovesse avere domande o dubbi futuri.
Ogni volta che scrivi una lettera agli investitori, assicurati che sia digitata su carta intestata con un carattere di facile lettura e dall’aspetto professionale. Sia che tu stia preparando una lettera trimestrale agli investitori, una lettera annuale agli investitori o scrivendo una lettera per una proposta di investitore, assicurati di conservare una copia della lettera per i tuoi file e di inviare una copia della stessa lettera a tutti i tuoi investitori, nonché eventuali membri del consiglio di amministrazione e altri soggetti appropriati. Rivolgiti ai destinatari con un tono rispettoso e professionale e includi sempre le tue informazioni di contatto.
Tutte le comunicazioni agli investitori dovrebbero essere opportunamente datate direttamente sulla corrispondenza al fine di mantenere una linea temporale di comunicazione effettiva. Dovresti anche contenere sempre un riferimento o una riga dell’oggetto dopo la data della lettera in modo che i tuoi investitori sappiano a cosa si riferisce la lettera e quindi le informazioni sono facilmente recuperabili se necessario in futuro. Una lettera agli investitori dovrebbe anche iniziare sempre con un saluto rispettoso e professionale anche se hai una relazione personale con i tuoi investitori.
Quando si redige una lettera da inviare agli investitori, è sempre una buona idea arrivare direttamente al punto il prima possibile. Potresti avere un rapporto amichevole con l’investitore, ma discutere di questioni personali non è mai appropriato quando si fornisce una lettera professionale agli investitori. Invece, la lettera dovrebbe contenere solo informazioni pertinenti all’interesse commerciale dell’investitore e all’investimento nel progetto.
Nella tua lettera agli investitori sii ottimista sul futuro della tua attività insieme. Anche se gli investitori stanno affrontando la possibilità di perdere un investimento, dettaglia le tue migliori strategie per tentare di evitare tale perdita. In breve, assicurati ai tuoi investitori che stai facendo del tuo meglio personale e professionale per proteggere i loro interessi.
Quando una lettera agli investitori fornisce notizie scoraggianti, è anche una buona pratica informare i tuoi investitori di situazioni apparentemente fuori dal tuo controllo. Allo stesso tempo, però, rendi gli investitori consapevoli degli sforzi che hai fatto per loro. La maggior parte degli investitori comprende i rischi e comprende che circostanze impreviste possono comportare una perdita. Ciò che la maggior parte non tollererà, tuttavia, è essere male informati o mentire intenzionalmente in una lettera o di persona.
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