Un fax è la parola gergale abbreviata per “facsimile”. È un documento trasmesso da un fax attraverso le linee telefoniche. A causa della natura di compressione dei dati del formato fax, la copertina del fax dovrebbe essere testuale, scritta in modo chiaro e conciso e includere le informazioni più importanti di base sul fax. È possibile utilizzare un programma di elaborazione testi su un computer per creare una copertina fax personalizzata o sfruttare i numerosi modelli disponibili su Internet.
Un fax viene scansionato attraverso il tuo fax e trasmesso al fax del tuo corrispondente. Ad esempio, potresti inviare un fax a una grande azienda, dove un certo numero di dipendenti condivide probabilmente lo stesso fax in ufficio. La copertina del fax è estremamente importante, quindi, per specificare chi deve ricevere il fax e riassumere il contenuto del fax. Ciò garantisce che il fax venga distribuito alla parte appropriata sul lato ricevente.
Chiunque può scarabocchiare una nota scritta a mano su un foglio di carta e inviarla come copertina del fax. Una copertina fax dall’aspetto professionale, tuttavia, utilizza una macchina da scrivere o l’elaboratore di testi del computer per digitare una copertina ordinata e organizzata. Le informazioni dovrebbero essere brevi e precise con poche o nessuna immagine o grafici estranei che ritardano il tempo di trasmissione. La parte superiore della lettera di accompagnamento sotto “Da” indica in genere le informazioni del mittente, come nome, indirizzo, indirizzo e-mail, numero di telefono e numero di fax. Questi dati sono molto simili all’indirizzo del mittente su una busta, impilato con il nome del mittente sulla prima riga, l’indirizzo sulla seconda e terza riga e così via.
Sotto le informazioni “Da” ci sono i dati che mostrano le informazioni del destinatario del fax, solitamente elencate come “A” o come “Destinatario”. Analogamente alle informazioni “Da”, le informazioni “Destinatario” dovrebbero includere il nome completo, l’indirizzo, l’indirizzo e-mail, i numeri di telefono e fax del destinatario, nonché qualsiasi altra informazione di contatto pertinente. È importante includere il nome completo del destinatario e, se possibile, altre informazioni identificative, come l’ufficio o l’interno. Ciò evita confusione sul lato dei destinatari se l’azienda ha, ad esempio, tre John Brown che lavorano nello stesso ufficio. Includere il reparto dell’ufficio e altre informazioni di identificazione aiuta l’ufficio a determinare con maggiore precisione il destinatario e aiuta a garantire che il fax venga ricevuto dalla persona corretta senza ritardi.
Infine, la lettera di accompagnamento del fax dovrebbe contenere un breve riassunto dei dettagli rilevanti inclusi nel corpo del fax. Se il fax contiene informazioni su un ordine elettronico di parti di ricambio per un tosaerba, la lettera di accompagnamento del fax dovrebbe indicarlo in modo conciso nello scopo del fax e delle informazioni generali. La maggior parte delle copertine e dei modelli fax consente uno spazio per queste informazioni, in “Dettagli” o “Messaggio”. Le informazioni in questa sezione sono generalmente limitate a una o due frasi e dovrebbero essere il più succinte possibile.
Una volta digitato il foglio di copertina del fax, stampare il foglio sulla stampante del computer. I fogli fax vengono quindi correlati con il foglio di copertina fax in alto. Quando è il momento di inviare un fax, inviare prima la lettera di accompagnamento del fax e i fogli dettagliati del fax in ordine dopo il foglio di copertina.