Per tenere un piccolo registro di cassa, dovrai prima decidere se vuoi tenere un registro scritto o registrare le transazioni su un computer. Quindi dovrai creare o ottenere un registro con le colonne di immissione appropriate, come quelle per le date, gli importi delle transazioni, le descrizioni delle entrate o delle spese e i saldi. Una volta creato questo registro, puoi tenerne traccia semplicemente registrando ogni volta che paghi qualcosa con una piccola cassa o ricevi denaro in questo modulo. Inoltre, potresti trarre vantaggio dal conservare le ricevute per eseguire il backup delle voci di registro.
Quando hai bisogno di tenere un piccolo registro di cassa, è importante capire che hai delle scelte quando si tratta di crearlo. È possibile utilizzare un registro scritto, un programma software appositamente progettato per la registrazione di piccole transazioni in contanti o anche solo un foglio di calcolo per computer per creare il registro. Se si decide di utilizzare un’opzione computer per la registrazione di piccoli contanti, tuttavia, è in genere fondamentale eseguire regolarmente il backup dei file. Se non ti ricordi di farlo, potresti avere difficoltà a capire come hai speso pochi soldi e provare le tue spese se il tuo computer si blocca.
In genere, un piccolo registro di cassa avrà un’area designata per la registrazione di vari dati. Ad esempio, il registro che crei dovrebbe avere una colonna per inserire la data in cui hai pagato in contanti o ricevuto contanti, nonché una colonna per indicare se hai ricevuto o meno una ricevuta per documentare la transazione. Il registro dovrebbe includere anche un’area per elencare la parte a cui hai pagato in contanti o la persona da cui hai ricevuto denaro e l’importo della transazione. Avrai anche bisogno di un’area per descrivere la transazione. Ad esempio, potresti notare in quest’area che hai pagato per le forniture o hai ricevuto una donazione.
Quando tieni un registro per la piccola cassa, dovrai tenere traccia anche del saldo nel tuo account. Ciò significa che avrai bisogno di una colonna in cui registrare il saldo del tuo fondo di piccola cassa dopo ogni transazione. Tenere traccia del saldo non è solo una buona tenuta dei registri, ma può anche rendere più facile notare quando è il momento di ricostituire il tuo fondo di cassa.
Se gestisci un’azienda con dipendenti, dovrai decidere chi avrà accesso alla tua piccola cassa ed essere responsabile della tenuta del registro. Se più di una persona avrà accesso, sarà necessario un sistema per registrare chi è responsabile di quale transazione. Puoi tenerne traccia aggiungendo una colonna al tuo registro per il nome del dipendente.
Oltre a tenere un registro della piccola cassa, è anche importante conservare tutte le ricevute che ricevi in relazione alla piccola cassa. Ciò include anche le ricevute per le piccole somme che non consideri molto importanti. In seguito potresti aver bisogno di queste ricevute per provare alcune delle tue spese.
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