Una riserva di contabilità clienti è un tipo di conto di riserva che viene creato per compensare le perdite che si verificano quando i clienti non riescono a rimettere i pagamenti sulle fatture in sospeso. L’idea della riserva è quella di evitare che l’azienda si trovi in gravi difficoltà finanziarie a causa del mancato pagamento. Un conto di riserva di questo tipo può essere utilizzato per compensare l’impatto delle fatture che rimangono dovute quando un cliente dichiara fallimento, cessa l’attività o semplicemente non paga e il saldo viene consegnato a un’agenzia di riscossione.
Esistono diverse strategie che possono essere utilizzate per determinare l’importo dei fondi che vengono assegnati a una riserva di crediti. Uno degli approcci più comuni consiste nell’utilizzare dati storici che coinvolgano sia la percentuale che gli importi effettivi delle inadempienze di fatturazione che si sono verificate in un determinato intervallo di tempo. Un approccio leggermente diverso prevede di basare l’importo sull’invecchiamento delle fatture, con il saldo nella riserva basato sulla somma totale delle fatture che hanno più di 90 giorni. La scelta dell’approccio migliore spesso dipende dalle circostanze dell’attività propriamente detta e dalla facilità con cui l’azienda potrebbe recuperare se le fatture precedenti alla fine non vengono pagate per intero.
Il vantaggio principale di stabilire e mantenere una riserva di crediti è che la società è in qualche modo isolata dagli effetti negativi generati da un mancato pagamento da parte dei clienti per le fatture in sospeso. Avendo riserve in mano, l’azienda è in grado di compensare tali perdite e continuare a erogare pagamenti a fornitori e fornitori senza fallo. Avendo una sufficiente quantità di fondi nella riserva, è possibile evitare di incorrere in penali tardive e altre penali sui debiti che non farebbero altro che aumentare le obbligazioni debitorie dell’azienda, rendendo ancora più difficile il mantenimento della stabilità finanziaria.
Le linee guida relative a quando utilizzare i fondi in una riserva di crediti varieranno. Alcune aziende richiedono che i conti dei clienti inadempienti debbano essere presentati per gli incassi prima che i fondi della riserva possano essere utilizzati per compensare le perdite. Altre aziende utilizzano la pratica di prelevare fondi dalla riserva dei crediti quando le fatture raggiungono un certo livello di invecchiamento, ad esempio 120 giorni dopo l’emissione. Nel caso in cui i fondi vengano ricevuti a causa di sforzi di riscossione o che il cliente invii un pagamento dopo che l’account ha raggiunto la soglia di invecchiamento, tali pagamenti possono essere utilizzati per ricostituire la riserva, consentendo all’azienda di mantenere questo tipo di gruzzolo per il futuro .
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