Un amministratore della garanzia lavora per una struttura di vendita al dettaglio o di distribuzione e comunica con i produttori su parti difettose o riparazioni per un prodotto specifico, come componenti elettronici o moduli. Questo lavoratore scrive richieste di garanzia, raccoglie e spedisce parti difettose e collabora con il reparto contabilità per garantire che tutti i reclami relativi a parti e manodopera vengano interamente pagati. In effetti, questa posizione amministrativa può sorvegliare una serie di altri addetti alla garanzia se l’attività è relativamente grande, come una concessionaria automobilistica.
Le parti nuove difettose vengono normalmente restituite al produttore per il credito monetario, in particolare se è coinvolto il lavoro dei lavoratori per sostituire e adeguare la parte. Ogni produttore ispeziona le parti restituite e distribuisce credito alla struttura che richiede il lavoro; le parti sono generalmente accreditate al costo e le ore di lavoro sono pagate in base alle specifiche del singolo produttore. Gli amministratori della garanzia devono assicurarsi che ogni reclamo venga pagato per mantenere i livelli di inventario correttamente conteggiati e il processo di riparazione redditizio ed equo.
Inizialmente, l’amministratore della garanzia deve preparare un modulo standardizzato per presentare il reclamo; il modulo richiede normalmente il numero di parte e la descrizione, nonché tutte le informazioni relative al guasto e alla sostituzione. L’amministratore deve verificare che le ore di lavoro richieste siano corrette per la sostituzione specifica della parte. Molti produttori ignoreranno un reclamo se le ore di lavoro richieste sono troppo eccessive per il particolare lavoro di riparazione.
Le parti guaste devono essere restituite al produttore dall’amministratore della garanzia. In genere, le parti devono essere allegate al modulo di richiesta per una rapida elaborazione; parti perse o reclami possono richiedere ricerche sia da parte del produttore che dell’amministratore, il che costa tempo e denaro. L’amministratore della garanzia deve spedire le parti e richiedere il rimborso tramite una compagnia di spedizioni tracciabile in modo che sia possibile la prova della consegna.
Il finanziamento della garanzia può richiedere alcune settimane prima che il reparto contabilità rilevi il credito monetario dal produttore. L’amministratore della garanzia deve disporre di un foglio di calcolo o altro processo di documentazione per confermare i reclami aperti. A seguito della documentazione, i lavoratori possono conferire con la contabilità se eventuali reclami sono stati trattenuti o sono stati persi; eventuali problemi possono essere risolti in modo tempestivo per garantire un processo di pagamento rapido.
Le strutture di riparazione più grandi, specialmente nel settore automobilistico, di solito hanno un amministratore che supervisiona un certo numero di altri lavoratori. Il gruppo nel suo insieme dividerà i doveri di garanzia tra ciascun dipendente per garantire un pagamento rapido. L’amministratore principale può semplicemente supervisionare i lavoratori e rispondere a eventuali problemi insoliti che possono sorgere.