Molte aziende chiedono ad altre società di fornire prodotti o servizi essenziali per la gestione dell’azienda. Ad esempio, uno studio legale può richiedere i servizi di una società di fotocopie quando hanno volumi elevati di copia. Un coordinatore del contratto aiuta a trovare la compagnia giusta per fornire un prodotto o un servizio. Può anche negoziare un contratto tra due o più società. Inoltre, un coordinatore del contratto può assicurarsi che i termini del contratto vengano rispettati e che nessuna delle parti abbia violato il contratto.
Uno dei primi compiti del coordinatore del contratto potrebbe essere quello di trovare un’azienda in grado di fornire i beni o i servizi necessari. Ad esempio, il coordinatore di uno studio legale in cerca di una società di fotocopie può parlare con diversi rappresentanti di varie società di copia per vedere se sono in grado di gestire elevati volumi di copie e tempi di consegna rapidi. In questo momento, il coordinatore del contratto può anche iniziare a discutere dei prezzi.
Una volta selezionata una società, il coordinatore del contratto può negoziare il contratto; può anche stabilire i termini del contratto, delineare tutte le aspettative e stabilire le condizioni che porterebbero alla conclusione del contratto. In molti casi, il contratto sarà rivisto da un avvocato o da un dirigente di alto livello prima di essere finalizzato.
Dopo che il contratto è stato firmato da entrambe le parti, il coordinatore del contratto di solito è responsabile del mantenimento del contratto. Può verificare che i servizi o i prodotti siano della qualità prevista. Potrebbe anche vedere che i termini del contratto sono mantenuti. In caso contrario, può decidere di risolvere il contratto, in particolare se ci sono termini all’interno del contratto che le consentono di farlo. Ad esempio, se uno studio legale è costantemente preoccupato per le qualità delle copie che la società di servizi di copiatura ha fatto o se le scadenze vengono frequentemente mancate, il coordinatore del contratto può avere motivi per risolvere il contratto.
Molte volte, il coordinatore del contratto lavora con i manager di una vasta gamma di aziende. Può collaborare con i dirigenti della propria azienda per firmare i contratti che ha stipulato, nonché con i dirigenti di altre società durante la negoziazione dei termini del contratto. Complessivamente, deve avere buone capacità comunicative ed essere in grado di analizzare un’ampia varietà di contratti commerciali.