Un amministratore di approvvigionamento supervisiona il processo di ottenimento di servizi da un fornitore, nonché la gestione del personale di approvvigionamento e acquisti. Il ruolo di questo professionista richiede la conoscenza delle procedure per l’acquisto di servizi e beni per un’azienda. Le aziende sono spesso alla ricerca di modi per acquistare beni a un prezzo competitivo ed è compito dell’amministratore degli appalti supervisionare i processi coinvolti nell’acquisizione di tali beni.
L’amministratore di un dipartimento acquisti è responsabile della gestione delle operazioni quotidiane della divisione acquisti e acquisti di un’azienda. È responsabile della supervisione del personale e della revisione degli accordi contrattuali. L’amministratore esamina anche i requisiti di acquisto per i contratti quando l’azienda sollecita beni e servizi dai fornitori. Ci sono occasioni in cui il dipartimento acquisti procede alla revisione delle qualifiche dei fornitori per garantire che venga utilizzato il servizio migliore e più affidabile disponibile.
Nella maggior parte delle aziende, l’amministratore degli appalti riferisce direttamente a un senior manager. L’amministratore deve considerare lo stato e le capacità fiscali dell’azienda al momento di ottenere contratti per beni e servizi. Spesso è anche responsabile dello svolgimento di riunioni relative all’assunzione di nuovo personale, alle questioni relative al personale e alle esigenze tecniche della divisione acquisti o approvvigionamento. Gli amministratori possono anche assegnare, supervisionare e rivedere il lavoro del personale delle operazioni di approvvigionamento.
L’amministratore dell’approvvigionamento può incontrarsi regolarmente con l’alta dirigenza per tenerli informati di eventuali cambiamenti nel processo di approvvigionamento. Gli amministratori possono anche offrire istruzioni e formazione al personale addetto agli acquisti, nonché a visitare acquirenti e venditori. Possono inoltre riesaminare le offerte per servizi e contratti per garantire che tali offerte siano conformi alle attuali politiche sugli appalti.
Le competenze analitiche sono importanti per un amministratore di approvvigionamento e potrebbe essere necessario rivedere rapidamente i contratti per identificare eventuali problemi che potrebbero sorgere. Gli amministratori devono inoltre avere la capacità di utilizzare in modo efficiente le applicazioni informatiche e avere una conoscenza approfondita del sistema informativo sugli acquisti utilizzato dall’azienda. I sistemi di informazioni sugli acquisti vengono spesso utilizzati per creare report dettagliati sugli acquisti.
L’amministratore dell’approvvigionamento esegue inoltre analisi dei costi e collabora con i budget di acquisto dell’azienda. Il budget è una componente fondamentale di un processo di approvvigionamento efficace e della gestione di una società nel suo complesso. L’amministratore deve utilizzare efficaci capacità comunicative ed essere in grado di esibire un alto livello di conoscenza del contratto e del processo di approvvigionamento.