Un amministratore generale è anche noto come responsabile dell’ufficio o assistente amministrativo. Mentre le descrizioni delle mansioni variano in base alla compagnia, l’amministratore generale può essere responsabile della gestione di tutta la corrispondenza, della risposta alle linee telefoniche, della ricezione dei messaggi, della preparazione dei rapporti e di altre funzioni generali dell’ufficio. In alcuni casi, gli amministratori generali potrebbero aver bisogno di una formazione specializzata per completare alcune di queste attività in ambienti di ufficio altamente tecnici. Il termine è più comunemente usato per lavori d’ufficio nei paesi di lingua inglese al di fuori del Nord America.
Una delle principali responsabilità di un amministratore generale è quella di gestire tutta la corrispondenza, non solo controllando la posta in arrivo e assicurandosi che arrivi alla persona appropriata, ma anche digitando la corrispondenza per la posta in uscita. Alcuni amministratori generali potrebbero dover recarsi all’ufficio postale per ritirare la posta, ma spesso la posta viene recapitata in una posizione centrale in un ufficio per un’ulteriore distribuzione. Questo dovere è di vitale importanza per molte aziende, che potrebbero avere offerte o altri documenti che devono essere esaminati in tempi ristretti.
In alcuni ambienti d’ufficio, l’amministratore generale è responsabile della preparazione dei report in una varietà di piattaforme software. Pertanto, queste posizioni richiedono una buona conoscenza del software per ufficio, compresi i prodotti utilizzati per l’elaborazione di testi, fogli di calcolo e presentazioni di diapositive. Spesso l’amministratore generale è responsabile di prendere le informazioni non elaborate e di metterle in un formato attraente e presentabile. Un supervisore di solito approva il prodotto finito prima che venga inviato.
Con l’avvento delle estensioni dirette e della segreteria telefonica, il lavoro di un amministratore generale per quanto riguarda la risposta e il trasferimento di chiamate telefoniche è in qualche modo ridotto nella maggior parte degli uffici. Ci sono volte, tuttavia, in cui il dipendente può essere chiamato a rispondere ai telefoni per il capo o altri dirigenti. Alcune questioni potrebbero non essere in grado di attendere e spetta all’amministratore comprendere la situazione e fornire una risposta adeguata. Inoltre, alcuni dirigenti preferiscono che una persona del front office chiami le telefonate prima di inviarle.
Un altro modo in cui gli amministratori generali possono offrire supporto amministrativo è attraverso la gestione del database. Ad esempio, se la società ha abbonamenti o deve mantenere un elenco di vendita, questo è un dovere che può spettare all’amministratore generale. Spetta a questa persona assicurarsi che il database non abbia informazioni obsolete al fine di mantenere un contatto affidabile con i clienti.
In alcuni uffici, l’amministratore generale è anche responsabile dell’impostazione e della manutenzione del programma di uno o più dirigenti. In questa situazione, l’amministratore organizzerà riunioni, confermerà gli appuntamenti e cercherà di mantenere il più possibile la giornata nei tempi previsti. Ciò può comprendere anche l’organizzazione di piani di viaggio.