Le aziende devono mantenere un sano livello di profitto e stabilire rigorosi protocolli di bilancio relativi alle spese fa parte di questo processo. Nel reparto acquisti, l’analista per gli acquisti ha questa responsabilità. Agirà come collegamento tra la sua organizzazione, il dipartimento finanziario dell’organizzazione e i venditori o i potenziali venditori dell’azienda. Responsabile sia della definizione che dell’adesione alle linee guida sugli appalti, un analista degli appalti contribuisce alla strategia finanziaria complessiva dell’organizzazione. La valutazione di venditori potenziali e affermati fa parte di questo processo, nonché la negoziazione di accordi e prezzi per procurarsi merci, servizi o forniture.
Un analista di approvvigionamento completerà spesso le richieste di informazioni (RFI), che in uno strumento di valutazione utilizzato per raccogliere dati che misurano accuratamente i punti di forza e le capacità dei potenziali fornitori, nonché espongono eventuali punti deboli che potrebbero influire sulla strategia finanziaria organizzativa dell’analista. Inoltre, può anche preparare richieste di proposta (RFP), richiedendo ai fornitori di presentare offerte per servizi, merci o forniture a supporto degli obiettivi organizzativi. Al momento della raccolta dei dati nelle RFI e nelle RFP, analizzerà le informazioni disponibili per prendere decisioni relative ai fornitori e di solito si accontenterà di selezionare uno o più fornitori per contratto.
La negoziazione è la fase successiva del processo in cui l’analista di approvvigionamento negozierà con i fornitori scelti i termini dell’accordo. Questo processo di solito si concentra sulla documentazione delle chiare aspettative richieste da entrambe le parti e sulla definizione delle strutture di determinazione del prezzo finale. Inoltre, l’analista per gli acquisti ha spesso la responsabilità di redigere e rinnovare tutti i contratti tra la sua organizzazione e i suoi fornitori. I contratti finali dovranno specificare tutte le linee guida e le clausole articolate nell’accordo, inclusi, a titolo esemplificativo, beni e servizi acquistati, durata del contratto, tempistiche previste per la consegna di beni o servizi, aspettative in termini di qualità e quantità e chiare termini di pagamento.
Stabilire una relazione di lavoro con il fornitore è di fondamentale importanza e, una volta stabilito, l’analista di approvvigionamento utilizzerà le sue capacità di analisi dei dati per confrontare i termini e le prestazioni del fornitore con i dati di mercato. L’analisi delle tendenze attuali del mercato e la previsione delle prestazioni future di beni e servizi nel mercato aperto forniranno dati pertinenti utilizzati nel raccomandare strategie di acquisto in linea con gli obiettivi finanziari dell’organizzazione. Pertanto, un analista di approvvigionamento impiegherà molto tempo a tradurre i dati grezzi in informazioni che possono essere utilizzate per prendere decisioni.